Fondo economale universitario irregolare per prassi interne non formalizzate (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 228 del 23.06.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il giudizio sul conto non si estingue per decorso del termine quinquennale di cui all’art. 150, comma 1, del codice della giustizia contabile, che decorre dal perfezionamento del deposito del conto presso la segreteria della sezione, coincidente con la resa tramite il sistema informativo dedicato e non con la mera sottoscrizione digitale di un documento gestionale. La mancata sottoscrizione del conto da parte dell’agente e l’assenza di un formale provvedimento di parificazione non precludono l’esame del conto ove sussistano elementi sostanziali equipollenti, quali la sottoscrizione della nota di trasmissione e le verifiche contabili attestate dal responsabile del procedimento. La gestione del fondo economale attuata in coerenza con prassi interne non formalizzate e con un sistema informativo non concepito per la rendicontazione giudiziale integra irregolarità del conto ai sensi dell’art. 149, comma 2, cod. giust. cont., che non comporta però condanna dell’agente contabile quando questi abbia operato senza poteri e strumenti per sindacare l’assetto predisposto dall’amministrazione.

Il Fatto

Il giudizio di conto riguarda la gestione del fondo economale di un ateneo per l’esercizio 2018, resa dall’agente contabile e depositata nel novembre 2019. Il magistrato istruttore, con relazione del novembre 2024, ha deferito il conto alla sezione giurisdizionale rilevando plurime criticità: il superamento della dotazione assegnata mediante reiterati reintegri, la mancanza di un conto separato per i valori bollati, causali di spesa generiche e insufficiente tracciabilità dei beneficiari.

L’agente ha eccepito l’estinzione del giudizio per decorso del termine quinquennale, sostenendo che il deposito fosse avvenuto il 13 novembre 2019 e che la relazione fosse stata depositata oltre cinque anni dopo. Nel merito ha chiesto dichiararsi la regolarità del conto, l’insussistenza di ammanchi e il proprio discarico, deducendo di aver agito quale mero esecutore di prassi e istruzioni dell’amministrazione. Il Pubblico Ministero ha concluso per il rigetto dell’eccezione e per l’irregolarità del conto con non discarico dell’agente.

La Motivazione della Corte

In via preliminare il Collegio respinge l’eccezione di estinzione. Dalla consultazione dei sistemi informativi GIUDICO e SIRECO emerge che la resa del conto è avvenuta tramite SIRECO solo il 19 novembre 2019; la diversa data del 13 novembre invocata dalla difesa coincide con la sottoscrizione digitale dell’estratto del registro economale e non integra il perfezionamento del deposito rilevante ai sensi dell’art. 140, comma 3, cod. giust. cont. Poiché la relazione di deferimento è stata depositata il 19 novembre 2024, il termine quinquennale non è decorso.

Il Collegio supera poi i profili di improcedibilità. Quanto alla mancata sottoscrizione, il conto risulta sottoscritto dal Direttore dell’Area Finanza, individuato quale responsabile del procedimento, ed è stato redatto e chiuso tramite il sistema U-GOV; l’agente ha comunque sottoscritto la nota di trasmissione, attestando la riferibilità soggettiva dell’elaborato. Quanto alla parificazione, la sua assenza formale è supplita in via sostanziale dal decreto dirigenziale che attesta l’assenza di errori, la corrispondenza con le scritture contabili e l’esito positivo della parificazione.

Nel merito, il conto presenta profili di irregolarità che non ne consentono l’approvazione. Il Collegio li riconduce in prevalenza a prassi operative consolidate, in assenza di un quadro normativo interno chiaro. Il regolamento di ateneo, all’art. 64, disciplinava in termini essenziali il fondo, prevedendo una dotazione iniziale e la possibilità di reintegro, ma non individuava le tipologie di spesa ammissibili né i presupposti del rimborso. La gestione si è attenuta a istruzioni operative e circolari interne, confluite solo nel 2021 in un regolamento specifico.

Elemento centrale era il sistema informatico U-GOV, obbligatorio per la tenuta del registro, che non consentiva una rappresentazione autonoma e trasparente delle singole operazioni ai fini della rendicontazione giudiziale: i dati analitici restavano accessibili solo tramite il documento gestionale e spesso il beneficiario era indicato con anagrafica generica. I reintegri avvenivano senza l’intervento autorizzativo degli organi competenti, sulla base di rendicontazioni predisposte dallo stesso agente, sfuggendo a ogni controllo preventivo.

Il Collegio richiama il principio per cui l’esigenza di strumenti agili per spese minute e urgenti va bilanciata con il rispetto delle regole della contabilità pubblica, evitando che la gestione economale diventi un sistema parallelo, e afferma che l’adozione di strumenti gestionali deve garantire piena tracciabilità della spesa. Poiché la gestione è antecedente al regolamento specifico del 2021 e si è svolta in coerenza con l’assetto procedurale e informatico predisposto dall’amministrazione, la responsabilità dell’agente va valutata nel contesto complessivo. Il Collegio respinge infine l’istanza di oscuramento, non essendo specificati i motivi e non emergendo dati sensibili. Dichiara quindi l’irregolarità della gestione, senza condanna, demandando agli organi dell’ateneo l’adozione di iniziative conformi ai canoni di legalità.