Accesso agli atti condizionato alla prova dell’esistenza del documento (TAR Lombardia n. 3325 del 20.10.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti trova un limite materiale e giuridico nella effettiva disponibilità, da parte dell’Amministrazione, della documentazione richiesta. La detenzione del documento integra un fatto costitutivo della pretesa ostensiva, la cui prova grava sulla parte che invoca l’accesso, la quale può assolvervi anche in via indiziaria o presuntiva, ma non mediante mere supposizioni. In assenza di prova dell’esistenza e della disponibilità del documento, il giudice non può ordinare l’ostensione, perché adotterebbe una statuizione per definizione ineseguibile. Laddove l’Amministrazione dichiari, assumendosene la responsabilità, di non detenere il documento, il diritto di accesso non è esercitabile e la relativa statuizione sarebbe inutiliter data.

Il Fatto

Il ricorrente, già direttore tecnico e allenatore di una associazione sportiva operante in locali scolastici, ha presentato istanza di accesso al Comune per acquisire la documentazione tecnica e amministrativa relativa all’installazione di cassette portachiavi negli impianti della scuola. La richiesta era strumentale alla difesa in un procedimento penale pendente, originato da un esposto del ricorrente e da una querela del Sindaco per calunnia.

Respinta l’istanza e formatosi il silenzio sull’ordine di ostensione del Difensore Civico Regionale, il ricorrente ha impugnato il diniego davanti al TAR Lombardia. Dopo una parziale ostensione, l’Amministrazione ha precisato che il residuo non era ostensibile perché inesistente. Il ricorrente ha quindi impugnato anche tale nota con motivi aggiunti.

La Motivazione della Corte

Il Collegio dichiara preliminarmente improcedibile il ricorso principale per sopravvenuta carenza di interesse. La parziale ostensione e la successiva richiesta di integrazione hanno spostato l’oggetto della controversia sul nuovo diniego: l’eventuale accoglimento del ricorso non recherebbe alcun vantaggio al ricorrente, stante l’efficacia del provvedimento successivo.

Nel merito dei motivi aggiunti, il Tribunale muove dal principio ad impossibilia nemo tenetur. Il diritto di accesso presuppone la materiale detenzione del documento da parte dell’Amministrazione. Tale presupposto è qualificato come fatto costitutivo della pretesa, con conseguente riparto dell’onere probatorio a carico del richiedente. La prova può essere raggiunta anche per presunzioni o indizi, ma non tramite mere supposizioni.

Il Collegio richiama Cons. Stato, V, n. 9622 del 2023 e, in senso conforme, TAR Milano, II, n. 343 del 2020, per affermare che, senza prova dell’effettiva esistenza e disponibilità della documentazione, non è possibile ingiungere l’accesso, trattandosi di ordine insuscettibile di esecuzione.

Applicando tali principi, il Tribunale rileva che il Comune ha esposto in modo dettagliato le ragioni dell’inesistenza dei documenti richiesti, precisando che dalla normativa in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro (d.lgs. 81/2008) non deriva un obbligo generale di redigere verbali per operazioni come quella di specie, né il ricorrente ha indicato il fondamento di un siffatto obbligo. Richiamando Cons. Stato, VI, n. 892 del 2013 e Cons. Stato, IV, n. 2142 del 2020, il Collegio conclude che la dichiarazione espressa di inesistenza, con assunzione di responsabilità, preclude l’accesso e che una pronuncia di accoglimento sarebbe inutiliter data. I motivi aggiunti sono pertanto respinti, con compensazione delle spese.