Fondo economale ateneo: irregolarità senza colpa dell’agente contabile (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 221 del 20.06.2025)

Principi di diritto (Massima)
La gestione del fondo economale di un ateneo, condotta secondo prassi interne non formalizzate e attraverso un sistema informativo gestionale non concepito per la rendicontazione giudiziale, integra irregolarità del conto ai sensi dell’art. 149, comma 2, cod. giust. cont., senza che possa disporsi l’approvazione. Tuttavia, quando l’agente contabile abbia operato in coerenza con l’assetto procedurale e informatico predisposto dall’amministrazione, convalidando ogni spesa sulla documentazione prodotta e sulle istruzioni ricevute, la responsabilità dell’agente non può essere affermata sulla sola base di siffatto contesto. Il giudice contabile dichiara l’irregolarità della gestione e demanda agli organi responsabili dell’ente l’adozione delle misure conformative, restando esclusa la condanna dell’agente in assenza di poste attive da recuperare.

Il Fatto

Il giudizio di conto ha ad oggetto il conto giudiziale reso dall’economo di un ateneo per l’esercizio 2018, relativo alla gestione del fondo economale di un dipartimento universitario e depositato nel novembre 2019.

Con relazione di deferimento il magistrato istruttore ha segnalato plurime criticità: conto non sottoscritto dall’agente, assenza del provvedimento di parificazione e della relazione dell’organo di controllo interno, superamento della dotazione del fondo tramite reintegri in corso di esercizio, rimborsi a dipendenti per spese asseritamente non ammissibili, carente specificazione delle causali e dei beneficiari. L’agente ha eccepito in via preliminare l’estinzione del giudizio per decorso del termine quinquennale, chiedendo nel merito la dichiarazione di regolarità del conto e il proprio discarico.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge l’eccezione di estinzione. Dalla consultazione dei sistemi informativi emerge che la resa del conto è avvenuta il 19 novembre 2019, mentre la data anteriore invocata dalla difesa coincide con la sottoscrizione digitale dell’estratto del registro e non con il perfezionamento del deposito, rilevante ai sensi dell’art. 140, comma 3, cod. giust. cont. Poiché la relazione di deferimento è stata depositata il 19 novembre 2024, il termine quinquennale dell’art. 150, comma 1, cod. giust. cont. non risulta decorso.

Supera poi i dubbi di improcedibilità la mancata sottoscrizione del conto: il registro, estratto dal sistema gestionale, è sottoscritto dal direttore dell’area finanza, individuato quale responsabile della parificazione e del deposito, ed è stato redatto e chiuso secondo modalità operative che non prevedevano la firma manuale degli economi; l’agente ha comunque sottoscritto la nota di trasmissione, attestando la riferibilità soggettiva dell’elaborato. Neppure la mancanza di un formale provvedimento di parificazione è ostativa, essendo stata acquisita la relativa attestazione dirigenziale che conferma l’assenza di discordanze con le scritture contabili dell’ente.

Sul merito, il Collegio rileva che la gestione presenta profili di irregolarità che ne precludono l’approvazione, pur essendo in prevalenza ascrivibili a prassi operative consolidate. La relazione dell’organo di controllo interno, formalmente presente, non reca specifiche segnalazioni sulle singole gestioni. Il regolamento di ateneo disciplinava il fondo in termini essenziali, fissando la dotazione iniziale e il reintegro, ma senza individuare le tipologie di spesa ammissibili né i presupposti del rimborso.

Elemento centrale era il sistema informatico gestionale, obbligatorio per la tenuta del registro. Esso non consentiva una rappresentazione autonoma e trasparente delle operazioni ai fini della rendicontazione giudiziale, poiché i dati analitici restavano accessibili solo tramite il documento gestionale e le descrizioni risultavano generiche o aggregate. I reintegri avvenivano in modo eclettico, senza l’intervento autorizzativo degli organi competenti, sfuggendo a qualsiasi controllo preventivo; le soglie operative erano introdotte dalle impostazioni del sistema, frutto di prassi tecniche e non normative.

La maggior parte delle spese è stata erogata mediante rimborsi a dipendenti su richieste presentate ex post, modalità contemplata dal regolamento ma in contrasto con i principi di trasparenza e controllo preventivo. Le tipologie di spesa avrebbero richiesto una valutazione caso per caso dei presupposti di urgenza, imprevedibilità e indifferibilità.

Il Collegio conclude che tali irregolarità discendono in larga misura da prassi non formalizzate, dall’assenza di un regolamento specifico e da un sistema informativo non concepito per la rendicontazione giudiziale. L’agente ha operato in coerenza con l’assetto predisposto dall’amministrazione, sicché la sua responsabilità non può essere affermata. La declaratoria di irregolarità della gestione, senza condanna, esonera dal provvedere sulle spese; respinta l’istanza di oscuramento dei dati.