Accesso agli atti, onere di provare l’esistenza del documento (TAR Lazio n. 482 del 27.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti presuppone la materiale esistenza e detenzione del documento da parte dell’amministrazione, e la prova di tale presupposto grava sul richiedente, che può assolvervi anche in via indiziaria o presuntiva, ma non mediante mere supposizioni. Un ordine di esibizione rivolto a documenti non formati né detenuti dall’amministrazione è, per definizione, insuscettibile di esecuzione. Non è ammissibile l’accesso a atti di organizzazione e a documenti riguardanti rapporti individuali di lavoro, ove pubblicati nella sezione “amministrazione trasparente”, in assenza di un interesse legittimo collegato a una situazione giuridica tutelata idonea a giustificarne l’ostensione.

Il Fatto

Il ricorrente, dirigente con profilo amministrativo ed economico-finanziario in servizio presso una struttura sanitaria aziendale, ha ricevuto in data 31 gennaio 2025 una nota con cui, “su indicazione del Commissario Straordinario”, si disponeva la sua assegnazione a una diversa unità organizzativa complessa con decorrenza dal 1° febbraio 2025. Ritenuta la nota priva di motivazione, di indicazione del termine e delle oggettive esigenze funzionali, egli ha dapprima chiesto l’accesso ad alcuni atti e, successivamente, con istanza del 25 marzo 2025, ha richiesto copia degli atti e dei provvedimenti dai quali emergessero le esatte indicazioni del Commissario Straordinario, nonché l’ostensione degli atti di nomina dei responsabili delle strutture amministrative aziendali.

Formatosi il silenzio diniego sull’istanza, il ricorrente ha impugnato il silenzio chiedendo l’accertamento del proprio diritto e il conseguente ordine di esibizione. La struttura sanitaria si è costituita eccependo l’inammissibilità dell’istanza — in quanto reiterativa di una precedente — e il difetto di giurisdizione, contestando nel merito la genericità della domanda di accesso.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale, ritenuta la giurisdizione del giudice amministrativo e soprassedendo sull’eccezione di inammissibilità, ha respinto il ricorso nel merito. La domanda del 25 marzo 2025 è risultata, per un verso, genericamente formulata e, per altro verso, in parte rivolta a documenti non formati né detenuti dall’amministrazione resistente.

Quanto alla prima richiesta, la circostanza che il trasferimento sia stato disposto “su indicazione del Commissario Straordinario” non implica che tale indicazione sia stata trasfusa in un documento amministrativo. Il Collegio ha richiamato il principio per cui il diritto di accesso è circoscritto entro un limite materiale e giuridico: può essere esercitato solo ove i documenti richiesti siano nella disponibilità dell’amministrazione.

L’ordine di esibizione postula la materiale detenzione del documento da parte dell’amministrazione, e tale presupposto va acquisito in termini di atto costitutivo della pretesa ostensiva. Ne consegue che la sua dimostrazione grava sulla parte che intende far valere il diritto, la quale può assolvervi anche tramite presunzioni o in via indiziaria, ma non mediante mere supposizioni (cfr. Cons. Stato, sez. III, 10/07/2025, n. 6037). In assenza di prova dell’effettiva esistenza e disponibilità della documentazione, non è possibile ingiungere all’amministrazione di consentire l’accesso ad alcunché, perché l’ordine sarebbe insuscettibile di esecuzione.

Quanto alla seconda richiesta, essa ha ad oggetto atti amministrativi di organizzazione o riguardanti rapporti individuali di lavoro che, ove pubblicati nella sezione “amministrazione trasparente”, saranno ivi reperibili. Tali atti non sono idonei a dispiegare un effetto diretto nella sfera giuridica dell’istante, che non vanta alcun interesse legittimo collegato a una situazione tutelata dall’ordinamento idonea a giustificarne l’ostensione.

Il ricorso è stato pertanto respinto, con condanna del ricorrente alla rifusione delle spese di lite.