L’accesso civico ai documenti scolastici prevale sull’onere di provare l’invio (TAR Lazio n. 8608 del 11.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
In tema di accesso ai documenti amministrativi, l’onere di provare l’effettivo adempimento dell’obbligo di ostensione grava sull’Amministrazione che afferma di avervi provveduto. La dimostrazione dell’esistenza di una lettera di trasmissione firmata dal dirigente non è idonea a provare né l’effettivo invio della documentazione richiesta né la sua ricezione da parte del destinatario. Qualora l’Amministrazione non si avvalga di un sistema di posta elettronica certificata, l’onere probatorio del mittente può essere assolto solo mediante presunzioni, come il riscontro della comunicazione o la sua menzione in conversazioni successive. La mancata prova dell’invio comporta l’illegittimità del silenzio diniego e l’obbligo di esibire la documentazione entro trenta giorni.

Il Fatto

I genitori di un alunno disabile, iscritto presso un istituto comprensivo di Roma, presentavano un’istanza di accesso agli atti volta a ottenere copia del Piano Educativo Individualizzato (PEI) e dei verbali dei Gruppi di Lavoro Operativi per l’inclusione (GLO) relativi ad alcuni anni scolastici. L’istanza rimaneva senza riscontro nei termini di legge, determinando la formazione di un silenzio diniego che i ricorrenti impugnavano dinanzi al TAR Lazio, chiedendo anche la declaratoria del diritto a prendere visione ed estrarre copia dei documenti indicati.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha preliminarmente rilevato che l’Amministrazione resistente aveva depositato in giudizio documenti, tra cui il rapporto del dirigente scolastico, dai quali emergeva la trasmissione a mezzo email ordinaria della documentazione oggetto dell’istanza. Tale ricostruzione era stata però integralmente contestata dai ricorrenti, che dichiaravano di non aver mai ricevuto i documenti richiesti.

Il TAR ha quindi osservato che la produzione del rapporto del dirigente costituisce prova dell’esistenza di una lettera di trasmissione firmata, ma tale circostanza non è idonea a dimostrare l’effettivo invio della documentazione né tantomeno la sua ricezione. In applicazione dei principi generali sull’onere della prova, chi afferma di aver adempiuto un obbligo deve dimostrarlo.

Il Collegio ha aderito al consolidato orientamento giurisprudenziale secondo cui, in caso di mail non certificata, l’onere di provare la ricezione spetta al mittente, che può assolverlo anche mediante presunzioni, come il riscontro della comunicazione o la sua menzione in conversazioni successive. Nel caso di specie, dagli atti non emergeva alcun elemento oggettivo idoneo a dimostrare l’effettiva trasmissione e ricezione della documentazione, non risultando prodotta la copia del messaggio di posta elettronica con allegati né la ricevuta di consegna.

Alla luce di tali considerazioni, il ricorso è stato accolto, con annullamento del silenzio diniego e ordine all’Amministrazione di esibire la documentazione richiesta entro trenta giorni dalla notificazione della sentenza, ai sensi dell’art. 116, comma 4, cod. proc. amm. Le spese di lite sono state poste a carico dell’Amministrazione soccombente.