Accesso ai documenti: l’istanza deve indicare puntualmente le finalità (TAR Puglia n. 754 del 15.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il giudizio in materia di accesso ai documenti amministrativi è un giudizio sul rapporto, avente ad oggetto l’accertamento della spettanza del diritto all’accesso e non la verifica dei vizi di legittimità del diniego. Ne deriva che la legittimità del provvedimento di diniego va valutata sulla scorta e nei limiti dell’istanza presentata all’amministrazione, senza possibilità di recuperare in giudizio un’eventuale carenza motivazionale dell’istanza stessa. L’istanza di accesso, ai sensi dell’art. 25, comma 2, legge n. 241/1990, deve essere motivata in modo puntuale e specifico, indicando le finalità e le ragioni sottese alla richiesta, al fine di consentire all’amministrazione il vaglio del nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione finale che si intende tutelare.

Il Fatto

La parte ricorrente, adducendo generici “motivi professionali”, presentava al Comune di Martano un’istanza di accesso documentale ex art. 22 e ss. legge n. 241/1990, volta ad ottenere copia di ogni comunicazione e segnalazione afferente un canile, proveniente da determinate associazioni e da alcuni soggetti. L’Amministrazione, con nota del Responsabile del Settore di Polizia Locale, negava l’ostensione della documentazione richiesta.

Avverso tale diniego, la parte ricorrente proponeva ricorso davanti al TAR Puglia, chiedendo l’annullamento della nota impugnata e l’accertamento del proprio diritto ad accedere ai documenti. Il Comune di Martano non si costituiva in giudizio.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha preliminarmente qualificato la natura del giudizio in materia di accesso, richiamando il principio per cui lo stesso, pur atteggiandosi formalmente come impugnatorio, è sostanzialmente volto ad accertare la sussistenza del titolo all’accesso, alla luce e nei limiti dell’istanza originaria. Il giudice, pertanto, può ordinare l’esibizione dei documenti solo se ne sussistono i presupposti sostanziali, indipendentemente dalle ragioni addotte dall’Amministrazione a sostegno del diniego.

Sul piano oggettivo, la Corte ha riconosciuto che le note e-mail inoltrate dalle parti controinteressate al Sindaco e all’assessore, pur non provenendo da un indirizzo istituzionale, rientrano nella definizione di documento amministrativo, in quanto i destinatari, facendole protocollare, ne avevano determinato la rilevanza pubblica. La documentazione era quindi, in astratto, accessibile.

Tuttavia, il Tribunale ha ritenuto che l’istanza di accesso non fosse sufficientemente motivata, in violazione dell’art. 25, comma 2, legge n. 241/1990. Richiamando l’Adunanza Plenaria n. 4 del 2021, ha evidenziato che la norma esige che le finalità dell’accesso siano dedotte in modo puntuale e specifico nell’istanza, per consentire all’amministrazione di vagliare il nesso di strumentalità tra la documentazione richiesta e la situazione giuridica finale.

La mera allegazione di “motivi professionali”, non consentendo di comprendere la posizione da tutelare e il suo collegamento con i documenti richiesti, rendeva l’istanza generica e non permetteva la verifica dei caratteri dell’interesse (attualità, personalità, concretezza). Inoltre, l’istanza non era costruita come accesso difensivo ex art. 24, comma 7, legge n. 241/1990.

Il Collegio ha infine precisato che l’eventuale carenza motivazionale dell’istanza non poteva essere sanata dalle deduzioni svolte nel ricorso introduttivo, poiché la legittimità del diniego va valutata nei limiti dell’istanza presentata all’amministrazione. Il ricorso è stato pertanto respinto, con dichiarazione di irripetibilità delle spese di lite in ragione della mancata costituzione dell’Amministrazione.