Accesso agli atti: obbligo dell’Amministrazione di certificare l’inesistenza dei documenti richiesti (TAR Lazio n. 12320 del 06.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso agli atti, l’esercizio del diritto non può riguardare documenti inesistenti o mai formati, ma, laddove determinati documenti non risultino agli atti dell’Amministrazione, quest’ultima è tenuta a certificarne l’inesistenza. Tale obbligo di certificazione consente all’istante di determinarsi sulla base di un quadro giuridico e provvedimentale completo. La mancata esibizione di un documento, pertanto, non può essere semplicemente opposta dalla pubblica amministrazione, ma deve essere accompagnata da una dichiarazione formale che attesti l’irreperibilità o l’inesistenza dell’atto richiesto.

Il Fatto

La ricorrente, a seguito di una comunicazione di invito al pagamento di una somma per una pretesa creditoria, presentava un’istanza di accesso agli atti volta a ottenere la documentazione inerente al rapporto sottostante, con particolare riferimento all’istanza di subentro e all’eventuale provvedimento di rigetto. Avendo l’Amministrazione serbato silenzio sull’istanza, la stessa adiva il Tribunale amministrativo per l’accertamento dell’illegittimità del silenzio e per la condanna all’ostensione dei documenti.

Nel corso del giudizio, l’Amministrazione depositava una nota di riscontro con cui forniva una ricostruzione del rapporto, ma la ricorrente lamentava la mancata esibizione di documenti specifici, tra cui il provvedimento di rigetto dell’istanza di subentro e della domanda di ampliamento, nonché gli atti interruttivi della prescrizione per alcune annualità.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha preliminarmente rilevato che, sebbene l’istanza di accesso fosse stata veicolata in modo incompleto, l’Amministrazione aveva interpretato la richiesta in senso ampio, fornendo un riscontro sostanziale. Con riguardo alla documentazione relativa alla posizione debitoria, la pretesa ostensiva è stata considerata soddisfatta, con conseguente cessazione della materia del contendere.

Quanto alle residue richieste, il Collegio ha respinto la doglianza relativa alla mancata esibizione degli atti interruttivi della prescrizione, ritenendo che le eventuali contestazioni sul merito della pretesa creditoria esulassero dall’oggetto del giudizio sull’accesso.

In relazione, invece, alla richiesta di ostensione del provvedimento di rigetto dell’istanza di subentro, il Tribunale ha enunciato il principio secondo cui l’accesso può riguardare solo documenti esistenti, ma l’Amministrazione, ove i documenti non risultino agli atti, è tenuta a certificarne l’inesistenza. Ciò consente all’istante di determinarsi sulla base di un quadro completo e impedisce all’Amministrazione di sottrarsi all’obbligo di ostensione con un mero richiamo all’irreperibilità dell’atto.

Applicando tale principio al caso di specie, il ricorso è stato accolto con riferimento alla residua documentazione relativa all’istanza di subentro, ordinando all’Amministrazione di consentire l’accesso agli atti effettivamente formati e detenuti entro trenta giorni. Le spese sono state compensate in ragione delle circostanze fattuali e della parziale novità della questione.