Accesso agli atti: obbligo di attestazione dell’inesistenza documentale (TAR Campania n. 1327 del 21.07.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti amministrativi ha ad oggetto esclusivamente i documenti già esistenti e nella disponibilità dell’amministrazione, non potendo essere invocato per provare l’esistenza di documenti che l’istante assume essere stati formati. Di fronte a un documento inesistente, smarrito o non esibibile, l’amministrazione destinataria dell’accesso ha l’obbligo di indicare, sotto la propria responsabilità, quali sono gli atti non disponibili, con apposita attestazione motivata. Tale attestazione non può essere sostituita dalla dichiarazione difensiva contenuta negli scritti processuali. Il giudice amministrativo, nel giudizio sul silenzio, può ordinare all’amministrazione di fornire esplicita attestazione in ordine all’inesistenza o indisponibilità del documento richiesto.

Il Fatto

Il ricorrente ha proposto ricorso avverso il diniego per silentium formatosi sull’istanza di accesso agli atti trasmessa a mezzo PEC il 13 novembre 2024. L’istanza mirava a ottenere copia delle cartelle di pagamento e degli avvisi di addebito dell’INPS richiamati nella comunicazione preventiva di iscrizione di ipoteca notificata dall’ente di riscossione il 23 maggio 2024.

Costituendosi, l’INPS ha dapprima trasmesso parte della documentazione a mezzo PEC, segnalando che per quattro avvisi di addebito le ricevute di ritorno non erano ancora disponibili. In seguito ha depositato gli avvisi di ricevimento, chiedendo la cessazione della materia del contendere con compensazione delle spese. Il ricorrente ha eccepito l’incompletezza dell’ostensione, deducendo l’assenza delle comunicazioni di avvenuto deposito.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha anzitutto rilevato che, quanto alla documentazione effettivamente trasmessa, va dichiarata la cessazione della materia del contendere ai sensi dell’art. 34, comma 5, c.p.a., risultando soddisfatta la pretesa azionata. La controversia residua verte quindi sulla domanda di completamento dell’ostensione mediante produzione delle comunicazioni di avvenuto deposito o, in subordine, di formale attestazione della loro inesistenza.

Su questo punto il Tribunale ha richiamato il principio secondo cui il diritto di accesso riguarda esclusivamente i documenti già esistenti e detenuti dall’amministrazione. Esso non può essere invocato quando l’interessato non chieda l’esibizione di documenti di cui sia certa l’esistenza, ma intenda provare l’esistenza di atti che assume essere stati formati. In tal senso il Collegio ha richiamato Consiglio di Stato, sez. IV, 15 novembre 2004, n. 7463.

In applicazione del canone ad impossibilia nemo tenetur, l’ordine del giudice di esibizione non può riguardare che i documenti esistenti e nella disponibilità dell’amministrazione, non anche quelli inesistenti o non detenuti. Spetta tuttavia all’amministrazione destinataria dell’accesso indicare, sotto la propria responsabilità, quali siano gli atti inesistenti, smarriti o non esibibili.

Nel caso concreto la condotta dell’INPS è stata interpretata quale conferma della non disponibilità delle comunicazioni di avvenuto deposito. L’Istituto ha rappresentato che il fornitore del servizio postale non gli ha mai trasmesso le ricevute e che per quattro avvisi queste non risultano allegate in procedura. Manca però, ha rilevato il Collegio, una esplicita attestazione resa sotto la propria responsabilità.

Il Tribunale ha precisato che, a fronte dell’oggettiva indisponibilità della documentazione, l’amministrazione ha l’obbligo di certificare tale circostanza con apposita attestazione motivata, non potendo costituire un equipollente la dichiarazione del difensore contenuta negli atti difensivi, in termini con TAR Campania, Napoli, sez. IV, 2 maggio 2023, n. 2662. La domanda è stata quindi accolta nei limiti indicati: l’INPS deve fornire a parte ricorrente, entro trenta giorni dalla comunicazione o notifica della sentenza, esplicita attestazione sull’eventuale inesistenza o indisponibilità delle comunicazioni di avvenuto deposito, restando fermo l’obbligo di ostensione ove le stesse risultino disponibili. Le spese di lite, liquidate in dispositivo, seguono la soccombenza.