Accesso agli atti con esame gratuito e copie soggette ai costi (TAR Lombardia n. 3755 del 19.11.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi si esercita mediante esame ed estrazione di copia. L’esame dei documenti è gratuito: non può essere subordinato al pagamento di diritti di ricerca o di visura, i quali, se pretesi prima della visione, ne compromettono la piena attuazione. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, secondo criteri di ragionevolezza e proporzionalità, restando escluso ogni utile per l’amministrazione. La pretesa di un corrispettivo ulteriore rispetto ai costi effettivi di riproduzione, non collegato a un onere concretamente sostenuto, è illegittima. Non si perfeziona la cessazione della materia del contendere quando l’ostensione sia stata solo parziale.

Il Fatto

Il ricorrente, proprietario di un immobile, otteneva dal Comune un permesso di costruire per il recupero di un sottotetto. A seguito di un esposto di un condomino, l’amministrazione avviava un procedimento di verifica, trasmettendo l’esposto ma non gli allegati in esso richiamati.

Il ricorrente presentava quindi istanza di accesso agli atti per ottenere i titoli edilizi dell’immobile confinante e gli allegati all’esposto, a tutela delle proprie ragioni in sede procedimentale e giudiziale. Decorso il termine senza riscontro, proponeva ricorso ex art. 116 c.p.a. avverso il silenzio diniego. Nel corso del giudizio l’amministrazione rendeva disponibile la sola visione a schermo dei documenti, subordinando l’estrazione delle copie a un ulteriore pagamento.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha preliminarmente disatteso l’eccezione di inutilizzabilità della relazione dell’ufficio visure, depositata oltre i termini dell’art. 73 c.p.a.: i documenti acquisibili d’ufficio possono essere trattenuti, salva la facoltà di controdedurre, nella specie esercitata.

Nel merito, il Tribunale ha escluso che fosse in discussione la sussistenza del diritto di accesso, non negato dall’amministrazione. La questione riguardava le modalità di esercizio del diritto: la mancata estrazione di copia e l’entità degli esborsi richiesti. Ha quindi ritenuto non configurabile la cessazione della materia del contendere.

Il Collegio ha richiamato l’art. 25, comma 1, legge n. 241/1990, secondo cui l’esame dei documenti è gratuito e il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salvi bollo e diritti di ricerca e visura. Ha poi richiamato i commi 5 e 6 dell’art. 7 d.P.R. n. 184/2006, che consentono all’interessato di prendere appunti e trascrivere i documenti presi in visione.

Nella specie, l’importo richiesto a titolo di diritti di segreteria era stato preteso ed eseguito prima della messa a disposizione degli atti, sicché la visione non era stata gratuita, in contrasto con il principio di gratuità dell’esame. Quanto all’estrazione, il download risultava subordinato a un corrispettivo variabile per pagine, senza alcun collegamento con l’effettivo costo di riproduzione: mancava ogni indicazione di criteri di proporzionalità.

Il ricorso è stato pertanto accolto, con ordine all’amministrazione di consentire, senza ulteriori oneri, l’estrazione della documentazione nel termine di dieci giorni. Le spese sono state poste a carico del Comune.