Accesso difensivo e civico agli atti del procedimento disciplinare scolastico (TAR Lombardia n. 2575 del 08.07.2025)

Principi di diritto (Massima)
L’amministrazione scolastica ha il potere-dovere di esaminare l’istanza di accesso formulata in modo cumulativo ai sensi dell’art. 24 l. n. 241/1990, dell’art. 5, comma 1, d.lgs. n. 33/2013 e dell’art. 55-bis d.lgs. n. 165/2001, valutandola alla stregua di ciascun titolo invocato. Il soggetto interessato da un procedimento disciplinare vanta un interesse diretto, concreto e attuale all’ostensione di tutti gli atti del procedimento, anche della fase preliminare e indipendentemente dall’esercizio di un’azione giudiziale. Il diniego non può fondarsi sulla pretesa inconferenza degli atti rispetto ai motivi dell’incolpazione, né sul fatto che il richiedente abbia indicato con precisione date e orari delle comunicazioni. L’interesse all’accesso va valutato in astratto, senza apprezzamenti sulla fondatezza della futura domanda giudiziale. Le mail e i tabulati telefonici sono documenti amministrativi ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), l. n. 241/1990 e la loro acquisizione non richiede attività di elaborazione dati.

Il Fatto

Il ricorrente, avvocato e professore a tempo parziale presso un Istituto di Istruzione Superiore di Milano, ha presentato il 23.3.2025 istanza di accesso per ottenere la documentazione relativa al procedimento disciplinare avviato nei suoi confronti. La contestazione riguardava la mancata compilazione delle valutazioni degli studenti sul registro elettronico e del prospetto delle presenze per un determinato periodo.

Oltre agli atti del procedimento, il ricorrente ha chiesto le mail e i tabulati telefonici idonei a dimostrare le assenze giustificate, i documenti sul registro elettronico fornito da una società, il Manuale di gestione documentale e gli atti di approvazione del PTOF. L’Istituto ha accolto solo in parte l’istanza, rigettando il resto con nota del 14.3.2025. Il ricorrente ha impugnato il diniego chiedendo l’accertamento del proprio diritto all’accesso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio osserva anzitutto che l’istanza è stata proposta in modo cumulativo, distinguendo gli atti richiesti ai sensi della l. n. 241/1990 (accesso difensivo) da quelli richiesti ai sensi dell’art. 5, comma 1, d.lgs. n. 33/2013 (accesso civico semplice). Richiamando il costante orientamento della giurisprudenza amministrativa, il Tribunale sottolinea che l’amministrazione deve esaminare l’istanza alla stregua di ciascuna disciplina invocata, senza che il giudice possa mutarne il titolo, definito dall’istanza originaria e dal conseguente diniego.

Quanto all’accesso difensivo, il Collegio riconosce in capo al ricorrente un interesse diretto, concreto e attuale, non essendo la domanda generica né esplorativa. L’acquisizione della documentazione è strumentale all’esercizio del diritto di difesa nel procedimento disciplinare in corso. Le mail e i tabulati costituiscono documenti amministrativi ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), l. n. 241/1990, già formati e in possesso della P.A., per la cui acquisizione non è richiesta alcuna attività di elaborazione dati.

Il Tribunale ritiene non idonee le motivazioni del rigetto. L’amministrazione aveva sostenuto l’inconferenza degli atti rispetto ai motivi dell’avvio del procedimento disciplinare e, nella relazione difensiva, aveva affermato che il ricorrente era già in possesso delle comunicazioni, avendone indicato con precisione gli estremi. Il Collegio replica che la conoscenza degli atti è funzionale alla difesa e alla esatta ricostruzione dei fatti: la circostanza che il ricorrente abbia indicato date e durate delle telefonate non dimostra che egli disponga della documentazione, potendo essere necessario ricostruire la corrispondenza con l’Istituto. L’interesse all’accesso va valutato in astratto, senza apprezzamenti sulla fondatezza o ammissibilità dell’eventuale domanda giudiziale che l’interessato potrebbe proporre sulla base degli atti acquisiti.

Relativamente all’accesso civico semplice, il Collegio riconosce il diritto alla documentazione richiesta. Sulla base delle Linee guida AgiD 2021, la P.A. era obbligata a pubblicare il Manuale di gestione documentale nella sezione “amministrazione trasparente”. Parimenti devono essere rilasciati i documenti relativi al registro elettronico e al sistema di gestione delle attività didattiche, incluso il contratto con la società fornitrice, e gli atti di approvazione del PTOF, in quanto oggetto di pubblicazione. Il ricorso è quindi accolto, con ordine di consegna della documentazione entro trenta giorni e condanna alle spese a carico della parte resistente.