Fondo economale, irregolarità da prassi interne non formalizzate (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 222 del 20.06.2025)

Principi di diritto (Massima)
Le irregolarità della gestione del fondo economale riconducibili, in larga misura, a prassi interne non formalizzate e a un sistema informativo gestionale non concepito per la rendicontazione giudiziale non consentono la dichiarazione di regolarità del conto ai sensi dell’art. 149, comma 2, cod. giust. cont. Esse non giustificano, tuttavia, la condanna dell’agente contabile che abbia operato in coerenza con l’assetto procedurale e informatico predisposto dall’amministrazione. L’adozione di strumenti agili per le spese minute deve essere bilanciata con il rispetto delle regole di contabilità pubblica, garantendo la piena tracciabilità della spesa, la sua riconducibilità ai soggetti beneficiari e la compatibilità con la rendicontazione giudiziale, senza che la gestione economale si trasformi in un sistema parallelo rispetto a quello ordinario. L’eccezione di estinzione per decorso del termine quinquennale decorre dal perfezionamento del deposito del conto e non dalla mera sottoscrizione digitale dei documenti allegati.

Il Fatto

La Sezione giurisdizionale è investita del giudizio sul conto giudiziale reso dall’agente contabile, economo di un ateneo, per la gestione del fondo economale di un dipartimento nell’esercizio 2018. Il magistrato istruttore, con relazione di deferimento, aveva segnalato plurime criticità: la mancata sottoscrizione del conto, l’assenza del provvedimento di parificazione e della relazione dell’organo di controllo interno, il superamento della dotazione del fondo mediante reintegri, il rimborso di spese asseritamente non ammissibili e l’opacità delle modalità di rendicontazione.

L’agente contabile eccepiva in via preliminare l’estinzione del giudizio per decorso del termine quinquennale di cui all’art. 150 cod. giust. cont., sostenendo che il conto fosse stato depositato il 13 novembre 2019 e la relazione oltre cinque anni dopo. Nel merito chiedeva la dichiarazione di regolarità del conto, l’accertamento dell’assenza di ammanchi e il proprio discarico, rappresentando di aver agito secondo prassi e regolamentazione interne.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge l’eccezione preliminare. Dalla consultazione dei sistemi informativi emerge che la resa del conto è avvenuta il 19 novembre 2019, mentre la data del 13 novembre invocata dalla difesa coincide con la mera sottoscrizione digitale dell’estratto del registro economale. Poiché la relazione di deferimento è stata depositata il 19 novembre 2024, il termine quinquennale non risulta decorso.

Supera poi i dubbi di improcedibilità: il conto, costituito dalla stampa del registro estratta dal sistema gestionale, risulta sottoscritto dal responsabile del procedimento e chiuso entro il 31 dicembre 2018 secondo le modalità interne, che non prevedevano la firma manuale degli economi; l’agente ha comunque sottoscritto la nota di trasmissione. La mancanza del formale provvedimento di parificazione è supplita da una prassi amministrativa sostanziale, attestata dal decreto dirigenziale che aveva verificato la corrispondenza tra spese e risultanze contabili.

Nel merito, il Collegio rileva che il conto presenta profili di irregolarità che non ne consentono l’approvazione ai sensi dell’art. 149, comma 2, cod. giust. cont. Il quadro regolamentare dell’epoca disciplinava il fondo in termini essenziali, fissando un tetto di euro 10.000,00 ma senza individuare le tipologie di spesa ammissibili, i presupposti del rimborso e un sistema autorizzativo chiaro. La gestione si è attenuta a istruzioni operative e circolari interne, confluite solo successivamente in un regolamento specifico.

Il sistema informativo gestionale non consentiva una rappresentazione autonoma e trasparente delle operazioni: i dati analitici restavano accessibili solo tramite il documento informatico, le descrizioni erano generiche e aggregate e i beneficiari spesso indicati con anagrafica collettiva. I reintegri avvenivano senza l’intervento autorizzativo degli organi competenti, sfuggendo a qualsiasi controllo preventivo, sulla base di rendicontazioni predisposte dallo stesso agente.

La maggior parte delle spese è stata sostenuta mediante rimborsi a favore di dipendenti, su richieste presentate ex post e in assenza di preventiva autorizzazione documentata. Le tipologie di spesa rendicontate avrebbero richiesto una valutazione puntuale dei presupposti di urgenza, imprevedibilità e indifferibilità.

Le irregolarità sono dunque ricondotte a una gestione condizionata da prassi non formalizzate e da un sistema informativo non concepito per la rendicontazione giudiziale. L’agente ha operato in coerenza con l’assetto predisposto dall’amministrazione, convalidando le spese sulla base delle istruzioni ricevute: la sua responsabilità va valutata in tale contesto complessivo. Il Collegio dichiara l’irregolarità della gestione, demanda agli organi dell’ateneo l’adempimento degli obblighi di legge e respinge l’istanza di oscuramento dei dati.