Fondo economale e prassi interne non formalizzate: irregolarità del conto (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 254 del 01.07.2025)

Principi di diritto (Massima)
Nel giudizio di conto, il termine quinquennale di estinzione di cui all’art. 150, comma 1, c.g.c. decorre dal perfezionamento del deposito del conto presso la segreteria, che si identifica con la resa effettuata tramite il sistema informativo e non con la data di sottoscrizione digitale dei documenti allegati. L’assenza della sottoscrizione del conto da parte dell’agente contabile e la mancata parificazione non impediscono la procedibilità ove l’agente abbia sottoscritto la nota di trasmissione e l’amministrazione abbia attestato, in via di prassi, l’esito positivo della parificazione per identità di esercizio, procedura e soggetto responsabile. Le irregolarità della gestione economale non consentono l’approvazione del conto ai sensi dell’art. 149, comma 2, c.g.c., ma, ove riconducibili a prassi interne non formalizzate e a un sistema informativo non concepito per la rendicontazione giudiziale, non giustificano la condanna dell’agente.

Il Fatto

Il giudizio di conto riguarda la gestione del fondo economale di un dipartimento universitario per l’esercizio 2018, resa da un agente contabile. Il Magistrato istruttore, con relazione di irregolarità, segnalava il deposito del conto privo di sottoscrizione dell’agente, la mancanza del provvedimento di parificazione e della relazione dell’organo di controllo interno, nonché plurime criticità nella compilazione: rendicontazione automatica, reintegri senza verifica esterna, uso di anagrafiche generiche, spese prive di documentazione e rimborsi di voci non ammissibili a carico del fondo.

La difesa eccepiva l’estinzione del giudizio, sostenendo che il deposito fosse avvenuto il 13 novembre 2019 e la relazione oltre cinque anni dopo. Nel merito, richiamava la complessità dell’organizzazione di Ateneo, l’assenza di un regolamento specifico sul fondo (adottato solo nel 2021) e la conformità dell’operato dell’agente alle istruzioni e alle prassi interne.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge l’eccezione di estinzione. Dai sistemi informativi risulta che la resa del conto è stata effettuata tramite il sistema SIRECO il 19 novembre 2019, mentre la data indicata dalla difesa coincide con la sottoscrizione digitale dell’estratto del registro economale: essa non rappresenta il momento del perfezionamento del deposito ai fini dell’art. 140, comma 3, c.g.c. La relazione è stata poi depositata il 19 novembre 2024, entro il termine quinquennale.

Quanto ai profili di improcedibilità, la Corte ritiene superabili le contestazioni. Il conto, estratto dal sistema gestionale, non è sottoscritto dall’agente ma dal responsabile dell’area finanziaria; l’agente ha però sottoscritto la nota di trasmissione, attestando la riferibilità soggettiva dell’elaborato, e la chiusura è avvenuta secondo modalità operative dell’amministrazione che non prevedevano la firma del registro. La mancata parificazione risulta inoltre neutralizzata dal decreto dirigenziale che, per il medesimo esercizio e la medesima procedura, ha attestato l’assenza di errori e l’esito positivo del risultato della parificazione contabile, estensibile per identità di esercizio e di responsabile.

Nel merito, il conto presenta profili di irregolarità che ne impediscono l’approvazione ai sensi dell’art. 149, comma 2, c.g.c. Il quadro regolamentare dell’epoca disciplinava la materia in termini essenziali, senza individuare le tipologie di spesa ammissibili né definire un sistema autorizzativo autonomo. La gestione si è attenuta a circolari e istruzioni interne, confluite solo in parte nel regolamento del 2021.

Elemento centrale è il sistema informativo gestionale, che, pur raccordando il registro economale alla contabilità ufficiale, non esponeva i dati analitici e consentiva descrizioni generiche o cumulative e l’uso di anagrafiche generiche, ostacolando la verifica della natura e della finalità della spesa. I reintegri avvenivano senza scansione temporale predeterminata e senza controllo preventivo, sulla base di rendicontazioni predisposte dallo stesso agente. Molte spese sono state sostenute mediante rimborsi ex post, in contrasto con i principi di trasparenza e controllo preventivo.

La Corte conclude che le irregolarità sono riconducibili a una gestione condizionata da prassi interne non formalizzate e da uno strumento informatico inidoneo alla rendicontazione giudiziale. L’agente ha operato in coerenza con l’assetto predisposto dall’amministrazione e con le istruzioni ricevute. Il Collegio dichiara pertanto l’irregolarità della gestione senza condanna, demandando agli organi di Ateneo l’adozione delle iniziative conformative, ed esonera dalle spese; respinge infine l’istanza di oscuramento dei dati, non essendo stati indicati i motivi e non emergendo dati sensibili né lesioni reputazionali.