Irregolarità del conto economale per prassi interne non formalizzate (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 172 del 29.05.2025)

Principi di diritto (Massima)
Nel giudizio di conto il termine quinquennale di estinzione previsto dall’art. 150, comma 1, cod. giust. cont. decorre dal perfezionamento del deposito mediante il sistema SIRECO, che si realizza con l’accettazione della resa da parte della Segreteria, e non dalla data di sottoscrizione digitale dell’estratto contabile. La mancata sottoscrizione del registro da parte dell’agente e l’assenza di un formale provvedimento di parifica non integrano, di per sé, causa di improcedibilità, essendo adempimenti rimessi a organi diversi dall’agente. Le irregolarità della gestione economale riconducibili a prassi interne non formalizzate e all’assenza di un regolamento specifico, in un contesto antecedente all’adozione dello stesso, non giustificano la condanna dell’agente contabile, ma impongono la declaratoria di irregolarità del conto e investono la responsabilità organizzativa dell’amministrazione.

Il Fatto

Il giudizio di conto riguarda il rendiconto n. 62339 della gestione del fondo economale di un dipartimento universitario per l’esercizio 2018. Il conto era costituito dalla stampa del registro economale estratta dal sistema gestionale, trasmessa con nota non sottoscritta, mentre il file per il deposito risultava firmato digitalmente dal responsabile dell’area finanziaria. L’agente contabile è l’economo del dipartimento, assistito da difensore.

La relazione di irregolarità contestava la mancanza della sottoscrizione dell’agente e del provvedimento di parifica, nonché l’omessa trasmissione della relazione dell’organo di controllo interno, rilevando plurime criticità gestionali: genericità delle causali, uso dell’anagrafica “Soggetti diversi”, superamento del limite di stanziamento mediante reintegri, rimborsi a dipendenti privi di autorizzazione preventiva e spese non coerenti con i requisiti di urgenza e modico valore. La difesa eccepiva l’estinzione per decorso del termine quinquennale, deducendo che il deposito sarebbe avvenuto in data anteriore a quella risultante dai sistemi informativi.

La Motivazione della Corte

Sull’eccezione pregiudiziale, il Collegio ricostruisce la disciplina del deposito telematico. Dal sistema informativo risulta che la resa è stata effettuata in data 19 novembre 2019, mentre la data indicata dalla difesa coincide con la sola sottoscrizione digitale dell’estratto del registro. Il perfezionamento del deposito, ai sensi dell’art. 10 del d.P.R. n. 126/2022 che disciplina il funzionamento del sistema SIRECO, avviene all’esito dell’accettazione da parte della Segreteria. Poiché la relazione di deferimento è stata depositata il 19 novembre 2024, il termine quinquennale non è decorso e l’eccezione di estinzione va respinta.

Quanto ai profili di improcedibilità, la Sezione osserva che il conto non è sottoscritto dall’agente ma da un soggetto diverso, e che l’agente ha comunque sottoscritto la nota di trasmissione, attestando la riferibilità soggettiva dell’elaborato. La prassi dell’ateneo non prevedeva la sottoscrizione del registro da parte degli economi. Parimenti, il provvedimento di parifica costituisce adempimento rimesso a un organo estraneo alla sfera dell’agente contabile, e le risultanze di un decreto dirigenziale relativo a un diverso conto, per identità di esercizio e di procedura, sono estensibili a quello in esame. Nessuno dei due profili determina, di per sé, l’improcedibilità.

Nel merito, il Collegio rileva che il conto presenta irregolarità che non ne consentono l’approvazione ai sensi dell’art. 149, comma 2, cod. giust. cont. Il regolamento di ateneo allora vigente disciplinava la gestione del fondo in termini essenziali, senza individuare le tipologie di spesa ammissibili né definire un sistema autorizzativo. La gestione si è attenuta a circolari e istruzioni operative, confluite solo nel 2021 in un regolamento specifico. L’utilizzo del fondo oltre lo stanziamento è avvenuto mediante reintegri successivi, disposti senza deliberazione formale dell’organo competente, in un contesto di prassi tollerata e mai contestata.

La Sezione sottolinea che il sistema gestionale utilizzato non era concepito per la rendicontazione giudiziale e non consentiva una rappresentazione autonoma delle operazioni. Le irregolarità sono dunque riconducibili, in larga misura, a prassi interne non formalizzate e all’assenza di strumenti regolatori. Spetta all’amministrazione predisporre meccanismi di autorizzazione preventiva e criteri univoci per le spese minute, poiché l’agente contabile non può fungere da mero esecutore di istanze provenienti da altri soggetti. In assenza di tali strumenti, il conto è dichiarato irregolare, senza condanna dell’agente. Il Collegio respinge infine l’istanza di oscuramento, per difetto di motivi e assenza di dati sensibili.