Silenzio sull’accesso agli atti e obbligo di attestazione dell’impossibilità di reperimento (TAR Lombardia n. 2750 del 22.07.2025)

Principi di diritto (Massima)
Nel giudizio in materia di accesso agli atti, anche quando si atteggia come impugnatorio avverso il diniego o il silenzio-rigetto, il giudice accerta la spettanza del diritto all’accesso e può ordinare all’Amministrazione l’esibizione dei documenti richiesti, sostituendosi ad essa. L’interesse all’accesso è attuale e concreto quando l’istanza individua con precisione gli atti da acquisire, che non abbiano natura generica né massiva. Per sottrarsi agli obblighi in tema di accesso, l’Amministrazione non può limitarsi a dichiarare che i documenti non sono stati trovati: deve rilasciare una vera e propria attestazione, di cui assume la responsabilità, che chiarisca se i documenti richiesti non esistano, siano andati smarriti o comunque non siano stati reperiti, quali ricerche siano state eseguite in relazione alle modalità di conservazione e alle articolazioni organizzative competenti, e quali siano le concrete ragioni del mancato reperimento.

Il Fatto

La ricorrente, Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi in assegnazione provvisoria, presentava domanda di mobilità interprovinciale per l’anno scolastico 2024/2025, diretta al ricongiungimento al coniuge e ai figli minori. Dopo la comunicazione via mail del 22.4.2024, dalla quale risultava un punteggio di 131 punti, l’Amministrazione caricava sul portale, in data 24.4.2024, una diversa convalida con punteggio ridotto a 115 punti; il trasferimento veniva assegnato ad altri docenti.

Respinta dal giudice del lavoro l’istanza cautelare, la ricorrente presentava dapprima un’istanza di accesso il 1.8.2024 e, non soddisfatta, una nuova istanza il 20.12.2024 ai sensi della legge n. 241/1990, chiedendo la comunicazione del 22.4.2024, la documentazione caricata in pari data sul portale, nonché le attestazioni del funzionario sulla prima convalida e sull’impossibilità di reperimento. Formatosi il silenzio-rigetto, proponeva ricorso ex art. 116 c.p.a.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ricostruisce la natura del giudizio in materia di accesso: pur atteggiandosi come impugnatorio avverso il diniego o il silenzio-rigetto, esso mira ad accertare la sussistenza del titolo all’accesso alla luce dei parametri normativi, potendo ordinare l’esibizione dei documenti e sostituirsi all’Amministrazione.

Nel caso concreto, la ricorrente ha chiesto la produzione di documentazione in possesso dell’Ufficio scolastico regionale, individuando puntualmente gli atti: la comunicazione del 22.4.2024 con la convalida e il punteggio originario, la documentazione contestualmente caricata sul portale, nonché le attestazioni del funzionario. Tali richieste, osserva il Tribunale, non hanno natura generica né massiva e l’interesse è attuale e concreto, essendo finalizzato a verificare la legittimità dell’assegnazione del punteggio e le ragioni della modifica intervenuta tra il 22 e il 24 aprile 2024.

Quanto alle attestazioni, la Corte richiama l’orientamento consolidato secondo cui, per dimostrare l’oggettiva impossibilità di consentire l’accesso, non è sufficiente la mera dichiarazione che i documenti non siano stati trovati. È necessaria una vera e propria attestazione, di cui l’Amministrazione assume la responsabilità, che chiarisca se i documenti non esistano, siano andati smarriti o non siano stati reperiti, quali ricerche siano state eseguite e quali siano le concrete ragioni del mancato reperimento. Il Collegio richiama T.A.R. Milano, sez. II, 30 luglio 2020, n. 1468 e T.A.R. Calabria, Reggio Calabria, 5 febbraio 2024, n. 108.

La dichiarazione depositata in giudizio, secondo cui la convalida del 22.4.2024 non è reperibile perché annullata dalla successiva del 24.4.2024, è ritenuta insufficiente: non è stata resa in sede procedimentale e non attesta l’effettiva impossibilità di reperire la documentazione, non precisando perché i documenti non esistano, se siano smarriti o non trovati, né quali ricerche siano state svolte.

Il ricorso è pertanto accolto e viene ordinato al Dirigente dell’Ufficio scolastico regionale di consegnare la documentazione richiesta, o le attestazioni descritte, entro 30 giorni dalla comunicazione in via amministrativa della sentenza. Le spese seguono la soccombenza e sono liquidate in dispositivo.