Spese economali non documentate e liberalità: addebito all’economo (Corte dei Conti Sez. giur. Marche n. 4 del 21.01.2025)

Principi di diritto (Massima)
Le spese sostenute mediante il Fondo economale sono irregolari quando non siano previste dal regolamento di contabilità o dalla disciplina economale dell’ente, non siano riconducibili a finalità istituzionali dello stesso o non siano adeguatamente documentate. L’economo, quale agente contabile, è personalmente responsabile dell’impiego delle somme ricevute in regime di anticipazione e deve dimostrare, con la resa del conto giudiziale, la regolarità dei pagamenti eseguiti in correlazione alle finalità dell’anticipazione. Le irregolarità di carattere meramente formale del conto, ove non si traducano in ammanchi o in pregiudizio patrimoniale, non giustificano addebiti. L’addebito colpisce le sole spese non ammissibili, tra cui le liberalità in favore di terzi e le spese prive di documento di supporto.

Il Fatto

Il giudizio di conto ha ad oggetto il conto giudiziale reso dall’economo dell’Amministrazione Centrale di un’Università degli Studi per l’esercizio finanziario 2018. Con la relazione n. 139/2024 il magistrato istruttore, rilevata la carenza di elementi per una declaratoria di regolarità, ha deferito il conto all’esame del Collegio, segnalando una pluralità di criticità: deposito del registro del Fondo economale in luogo del Mod. 23 di cui al d.P.R. n. 194/1996; conto non datato; assenza di un regolamento economale; mancata adozione di un formale provvedimento di costituzione del Fondo; rimborsi non periodici e privi di rendiconto; utilizzo del Fondo per spese di un soggetto terzo dotato di autonomia; impiego di carte prepagate; spese di rappresentanza e di autotrazione non documentate.

L’economo ha depositato memoria, deducendo che le contestazioni riguardano profili essenzialmente formali, che le risultanze del conto sono conformi alle scritture contabili dell’Ateneo e che il modello 23 concerne gli economi degli Enti locali, non le Università. Il Pubblico Ministero ha concluso per la parziale irregolarità del conto, rimettendosi al Collegio per l’individuazione delle spese non ammissibili.

La Motivazione della Corte

La Sezione muove dal fondamento costituzionale dell’obbligo di resa del conto, rinvenuto negli artt. 81, 97, 100 e 103 Cost., e dal Codice di giustizia contabile (d.lgs. n. 174/2016), che all’art. 1 e all’art. 137 ribadisce la giurisdizione della Corte sui conti degli agenti contabili. L’economo rientra nella nozione di agente contabile desumibile dall’art. 178 del R.D. n. 827/1924. Il giudizio di conto è indefettibile e il conto va esaminato nella sua interezza.

La gestione economale è qualificata come gestione di mera cassa in regime di anticipazione, in deroga al principio di programmazione degli acquisti, volta a fronteggiare spese minute e indifferibili. Da ciò deriva la responsabilità personale dell’economo, che deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in correlazione alle finalità delle anticipazioni ricevute. Il Collegio enuncia la regola decisiva: le spese economali sono irregolari quando non previste dal regolamento, non riconducibili a finalità istituzionali o non adeguatamente documentate.

Applicando tale criterio, la Sezione ritiene superate, in chiave sostanziale, molte censure. Il registro del Fondo economale, pur diverso dal Mod. 23, garantisce verificabilità e tracciabilità delle operazioni, secondo l’indirizzo già espresso dalla Sez. Marche n. 89/2023. La data di stampa e il visto di regolarità contabile suppliscono alla mancata apposizione della data. La parifica del conto risulta attestata dal Collegio dei Revisori. L’omessa costituzione formale del Fondo è compensata dalla tracciabilità informatica delle movimentazioni, essendo il Fondo integrato nel sistema di contabilità dell’Ateneo.

Quanto ai rimborsi non periodici, la Sezione ne riconosce la fondatezza sul piano formale, ma esclude il contrasto sostanziale con l’art. 45, comma 4, del Regolamento di Ateneo. I rimborsi di dicembre sono giustificati dalla necessità di sistemazione contabile e chiusura di fine esercizio in regime di partite di giro. L’imputazione al Fondo delle spese dell’Istituto è attribuita a scelta organizzativa della Direzione, non imputabile all’economo, e comunque di modesta entità. Le movimentazioni delle carte prepagate, chiarite, non rivelano ammanchi.

Restano invece non ammissibili la spesa per una sciarpa acquistata in favore del Rettore, qualificata come liberalità non imputabile al Fondo, e il rimborso per combustibile privo di documento di supporto. L’omaggio di modico valore per una cerimonia istituzionale e la spesa per i manifesti funebri sono invece ammessi. Il conto è quindi dichiarato parzialmente irregolare, con addebito di € 120,00 e condanna alle spese di giudizio ai sensi dell’art. 31, comma 5, c.g.c.