Accesso difensivo agli atti concorsuali e nesso di strumentalità necessaria (TAR Emilia-Romagna n. 518 del 21.11.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti amministrativi non presuppone la lesione di una posizione giuridica, ma la potenziale utilità che il richiedente può trarre dalla conoscenza dei documenti. Nel c.d. accesso difensivo ex art. 24, comma 7, della legge n. 241 del 1990, l’istante deve prospettare in modo puntuale e specifico il nesso di strumentalità necessaria tra l’ostensione e la cura o difesa di un interesse giuridicamente rilevante, non essendo sufficiente un generico riferimento a esigenze probatorie. L’Amministrazione detentrice e il giudice amministrativo adito ex art. 116 cod. proc. amm. non possono compiere valutazioni sull’ammissibilità, sull’influenza o sulla decisività del documento nell’eventuale giudizio, salvo il caso di una evidente, assoluta mancanza di collegamento tra documento ed esigenze difensive. L’accesso, infine, può avere ad oggetto solo documenti esistenti, non dati o informazioni che richiedano un’attività di indagine o elaborazione.

Il Fatto

La ricorrente non superava la prova orale di un concorso per titoli ed esami per l’accesso ai ruoli del personale docente della scuola secondaria, relativamente a una specifica classe di concorso. La prova si svolgeva presso i locali di un Istituto d’Istruzione Superiore, gestito a livello nazionale dall’Ufficio Scolastico Regionale.

Per valutare l’impugnazione dell’esito e la regolarità dello svolgimento del concorso, l’interessata presentava istanza di accesso all’Istituto, chiedendo copia dei verbali e degli atti relativi all’individuazione dei locali per le prove orali, la planimetria degli stessi, la documentazione sul numero massimo di occupanti e le fotografie dimostranti lo stato dei luoghi. La Dirigente Scolastica rigettava l’istanza, qualificandola come accesso generalizzato non pertinente alla procedura concorsuale. L’interessata ha quindi adito il giudice amministrativo per l’annullamento del diniego e l’accertamento del diritto all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dall’orientamento consolidato in materia di accesso ai documenti amministrativi, secondo cui il richiedente non deve dimostrare la lesione di una posizione giuridica, ma la potenziale utilità della conoscenza dei documenti richiesti. Il diritto di accesso non è funzionale soltanto alla tutela giurisdizionale, ma consente ai privati di orientare i propri comportamenti sul piano sostanziale, potendo essere esercitato anche al fine di valutare l’opportunità di instaurare un giudizio.

La pretesa viene inquadrata nella figura dell’accesso difensivo ex art. 24, comma 7, della legge n. 241 del 1990, contraddistinto dal nesso di necessaria strumentalità tra l’ostensione e la cura o difesa in giudizio degli interessi giuridici del richiedente. Le finalità dell’accesso devono essere dedotte in modo puntuale e specifico nell’istanza, così da permettere all’Amministrazione il vaglio del nesso di strumentalità, non essendo sufficiente un generico riferimento a esigenze probatorie, riferite a un processo pendente o ancora instaurando.

Il Collegio richiama il principio per cui l’indispensabilità della conoscenza del documento va valutata con giudizio prognostico ex ante, quale tramite per acquisire elementi di prova sui fatti integranti la fattispecie costitutiva della situazione giuridica finale. Né l’Amministrazione detentrice né il giudice amministrativo adito ex art. 116 cod. proc. amm. possono svolgere valutazioni sull’ammissibilità, sull’influenza o sulla decisività del documento nell’eventuale giudizio, salvo il caso di una evidente, assoluta mancanza di collegamento o di esercizio pretestuoso o temerario dell’accesso.

Nel caso di specie, l’istanza ha illustrato e motivato in modo sufficiente le esigenze difensive, risultando palese il collegamento tra la documentazione richiesta e la pretesa avanzata. La pretesa ostensiva è circoscritta nell’oggetto e riferita a documenti agevolmente individuabili, sicché non è configurabile un accesso meramente esplorativo. Il Collegio precisa tuttavia che l’istanza deve riferirsi a documenti esistenti e non può riguardare dati o informazioni richiedenti un’attività di indagine o elaborazione da parte dell’Amministrazione.

Il ricorso è pertanto accolto, con dichiarazione di illegittimità del diniego e ordine all’Istituto di consentire l’accesso entro trenta giorni, limitatamente ai documenti esistenti. Per il caso di inottemperanza è nominato sin d’ora Commissario ad acta il Prefetto di Reggio Emilia. Le spese seguono la soccombenza dell’Amministrazione.