Accesso documentale inammissibile se il documento non è mai stato formato (TAR Sicilia n. 1024 del 01.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il ricorso avverso il rigetto dell’istanza di accesso ai documenti amministrativi è inammissibile quando il documento richiesto è materialmente inesistente o non è mai stato formato dall’Amministrazione, poiché una decisione di accoglimento avrebbe valore meramente formale e sarebbe inutiliter data, non essendo suscettibile di esecuzione. La prova dell’esistenza del documento, quale fatto costitutivo della domanda, grava su chi agisce in giudizio avverso la determinazione negativa, secondo il generale riparto dell’onere probatorio. L’accesso documentale non può avere a oggetto dati da estrapolare o elaborare, né imporre all’Amministrazione un dovere di facere consistente nel confezionare una documentazione prima inesistente: esso presuppone un atto già formato, esistente e detenuto, rispetto al quale l’Amministrazione è tenuta al solo dovere di dare.

Il Fatto

La ricorrente, già dipendente con funzioni di avvocato presso un Comune, ha presentato istanza di accesso ai documenti amministrativi per acquisire copia delle note e dell’allegato elenco del contenzioso pendente relativo all’anno 2013, trasmessi dalla Direzione Affari Legali alla Direzione Ragioneria Generale, nonché il dato numerico complessivo di quel contenzioso e l’importo inserito nel bilancio comunale del medesimo anno. L’istanza era finalizzata a verificare la corretta corresponsione dei compensi professionali dovuti.

Con le note impugnate, il Comune ha respinto la richiesta rappresentando di non essere in possesso della documentazione, in quanto mai formata. La ricorrente ha quindi proposto ricorso, deducendo la violazione dei limiti tassativi alle ipotesi di sottrazione dei documenti all’accesso e la sussistenza di un proprio interesse difensivo. L’Amministrazione si è costituita chiedendo la declaratoria di inammissibilità o il rigetto.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha esaminato separatamente i due oggetti dell’istanza, pervenendo alla medesima conclusione di inammissibilità. Quanto al primo documento, l’Amministrazione ha chiarito che nell’anno 2013 la Direzione Affari Legali non formava né inviava alcun elenco del contenzioso, limitandosi a comunicare un importo totale a titolo di oneri straordinari per la formazione del bilancio di previsione. Il giudice ha quindi ravvisato una ipotesi di inesistenza materiale del documento.

Sul punto il Collegio ha richiamato una pronuncia del C.G.A.R.S. n. 1179/2025, resa in fattispecie analoga, secondo cui l’inesistenza materiale del documento rende inammissibile l’azione, poiché l’eventuale accoglimento non sarebbe suscettibile di esecuzione. L’Amministrazione può essere tenuta solo a produrre documenti già esistenti in rerum natura e ancora in suo possesso.

Il Tribunale ha poi affermato che la prova dell’esistenza del documento, in quanto fatto costitutivo della domanda, grava sulla parte ricorrente. Nel caso concreto, la ricorrente si è limitata ad allegare che i documenti esisterebbero perché da lei stessa formati, ma tale deduzione non è stata ritenuta sufficiente a dimostrare la circostanza. Di qui l’applicazione del principio ad impossibilia nemo tenetur.

Con riferimento ai dati numerici e all’importo di bilancio, il Collegio ha rilevato che si tratta di dati e non di documenti. Richiamando Cons. Stato, Sez. VII, n. 3698 del 30 aprile 2025 e Cons. Stato, Sez. VII, n. 1761 del 28 febbraio 2025, ha ribadito che l’accesso ha a oggetto un atto già formato, senza che l’Amministrazione debba svolgere complesse attività istruttorie. L’art. 1697 c.c., sul riparto dell’onere probatorio, è stato applicato per escludere che l’istante possa pretendere l’estrapolazione dei dati dal documento che li contiene. L’Amministrazione è tenuta a un mero dovere di dare, non a un dovere di facere.

Il ricorso è stato pertanto dichiarato inammissibile, con compensazione delle spese in ragione della particolare natura del rapporto sotteso alla lite.