Accesso documentale inammissibile se il documento non esiste (TAR Sicilia n. 1023 del 01.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi presuppone l’esistenza materiale del documento richiesto e la sua detenzione, al momento dell’istanza, da parte dell’Amministrazione destinataria. La dichiarazione di inesistenza del documento rende inammissibile il ricorso, poiché una pronuncia di accoglimento non sarebbe suscettibile di esecuzione e si rivelerebbe inutiliter data. L’onere di provare l’esistenza del documento, quale fatto costitutivo della domanda, grava su chi agisce avverso il diniego. L’accesso non può inoltre imporre all’Amministrazione un obbligo di rielaborazione o di estrazione di dati: oggetto del diritto sono i documenti già formati, non i dati in essi contenuti né documenti da confezionare.

Il Fatto

La ricorrente, già funzionario avvocato presso un Comune, ha presentato un’istanza di accesso documentale per acquisire copia delle note e dell’allegato elenco del contenzioso pendente relativo a un determinato anno, trasmessi dalla Direzione Affari Legali alla Ragioneria Generale, oltre al dato numerico complessivo del contenzioso e all’importo iscritto in bilancio per lo stesso anno. L’obiettivo dichiarato era verificare la corretta corresponsione dei compensi professionali a sé dovuti.

L’Amministrazione ha respinto l’istanza rappresentando di non possedere la documentazione richiesta. La ricorrente ha quindi impugnato le note di rigetto davanti al TAR Sicilia, deducendo la violazione dei limiti tassativi alle ipotesi di esclusione dell’accesso e la sussistenza di un interesse difensivo. Il Comune, costituitosi, ha ribadito la inesistenza materiale dei documenti e ha chiesto la declaratoria di inammissibilità o il rigetto.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha dichiarato il ricorso inammissibile, muovendo dal riscontro offerto dall’Amministrazione. Quanto al primo documento, l’Ufficio ha chiarito di non aver mai formato alcun elenco del contenzioso per l’anno indicato, essendosi limitato a comunicare, ai fini del bilancio di previsione, un importo totale di oneri straordinari.

Su un’ipotesi del tutto analoga, il C.G.A.R.S. (sentenza n. 1179/2025) — richiamato dal TAR — ha affermato che la materiale inesistenza dei documenti tra gli atti dell’Amministrazione rende inammissibile l’azione di accesso: una decisione di accoglimento avrebbe valore meramente formale, non essendo eseguibile, e si rivelerebbe inutiliter data. L’Amministrazione può essere tenuta solo a produrre documenti già esistenti in natura e ancora in suo possesso.

Il Collegio ha poi precisato che la prova dell’esistenza del documento, quale fatto costitutivo della domanda, grava su chi impugna il diniego, secondo il generale riparto dell’onere probatorio. Nel caso concreto, la ricorrente si è limitata a sostenere che i documenti esisterebbero perché dalla stessa formati, allegazione ritenuta non sufficiente a dimostrare la circostanza.

Riguardo agli ulteriori dati richiesti — il numero complessivo del contenzioso e l’importo di bilancio — il TAR ha rilevato che si tratta di dati, non di documenti. Richiamando il Cons. Stato, Sez. VII, n. 3698 del 2025 e il Cons. Stato, Sez. VII, n. 1761 del 2025, ha ricordato che oggetto dell’accesso è la copia di un atto già formato ed esistente, senza che l’Amministrazione debba svolgere attività istruttorie ulteriori. La ricostruzione del dato numerico esigerebbe una complessa attività di estrazione che esula dal dovere di dare, non integrando un obbligo di facere. Resta ferma la possibilità di chiedere il documento di bilancio da cui ricavare le informazioni.

Il ricorso è stato quindi dichiarato inammissibile, con compensazione delle spese in ragione della natura del rapporto sotteso alla lite.