Divieto di richiedere documenti già in possesso della PA e diniego di (C.G.A.R.S. n. 213 del 30.03.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’amministrazione non può richiedere al privato documenti dei quali sia già in possesso, né può fondare un provvedimento di diniego automatico su una pretesa integrazione documentale avente ad oggetto atti già acquisiti ai propri archivi. Il divieto, espresso dall’art. 18, comma 2, della L. 241/1990 e dall’art. 43 del D.P.R. 445/2000, opera anche quando l’ente invochi la perdita o il deterioramento della documentazione, che rientra nel suo esclusivo rischio organizzativo secondo il principio res perit domino. I doveri di collaborazione e buona fede di cui all’art. 1, comma 2-bis, della L. 241/1990 sono biunivoci: la mancata reazione del privato a una richiesta tardiva, illegittima e proceduralmente viziata non integra violazione del dovere di collaborazione né giustifica il diniego automatico. L’inerzia pluridecennale dell’amministrazione ingenera un legittimo affidamento del privato sulla regolarità della propria posizione.

Il Fatto

La vicenda trae origine da due istanze di condono edilizio ex L. 47/1985 presentate nel marzo 1986 dai danti causa dell’appellante per un immobile sito nel territorio comunale. Alle istanze seguirono corpose integrazioni documentali, attestate da note protocollate dall’ente nel settembre 1986 e nel gennaio 1987, con deposito di attestazioni di pagamento, progetti, relazioni tecniche e perizie.

Dopo oltre trent’anni di inerzia, l’amministrazione notificava nel 2019 un preavviso di diniego, fondato sulla presunta mancata risposta a richieste di integrazione del 2001 e del 2003, e sollecitava la produzione di documentazione in gran parte già depositata. Nel marzo 2021 seguiva il diniego definitivo, motivato con la mancata produzione documentale ai sensi dell’art. 2, comma 37, della legge 662/1996 e dell’art. 49, comma 7, della legge 449/1997. Il TAR Sicilia rigettava il ricorso con sentenza n. 3758/2023, richiamando l’autoresponsabilità del privato. L’appellante ha proposto gravame.

La Motivazione della Corte

Il C.G.A.R.S. accoglie l’appello e riforma la sentenza. Il vizio che inficia alla radice il provvedimento è la violazione del divieto di richiedere al privato documenti di cui l’amministrazione è già in possesso, principio codificato nell’art. 18, comma 2, della L. 241/1990 e nell’art. 43 del D.P.R. 445/2000, espressione dei canoni di economicità, efficacia e non aggravamento del procedimento.

La nota protocollata dall’ente nel settembre 1986, munita di timbro di protocollo, costituisce prova certa della ricezione e dell’acquisizione della documentazione agli archivi comunali. La richiesta di integrazione del 2019, avente ad oggetto atti in gran parte sovrapponibili, si configura come attività illegittima, perché aggrava il procedimento e viola l’obbligo di acquisire d’ufficio i dati già in proprio possesso.

La tesi difensiva della perdita degli atti per un incendio del 1997 è respinta. Il rischio organizzativo della corretta tenuta degli archivi grava esclusivamente sull’ente. Il divieto dell’art. 43 del D.P.R. 445/2000 non ammette deroghe e opera anche quando l’amministrazione invochi la perdita o il deterioramento della documentazione, sempre e per qualsiasi causa: res perit domino.

La stessa allegazione dell’incendio è gestita in modo contraddittorio: la nota del 2003 richiamata si riferisce a una pratica di condono diversa da quelle oggetto del contendere, né risulta provata la corretta notifica delle comunicazioni, prive dei requisiti formali per attivare il diniego automatico. La mancata risposta dell’appellante non può qualificarsi come acquiescenza o violazione del dovere di collaborazione ex art. 1227 c.c..

I principi di collaborazione e buona fede sono biunivoci e vincolano a maggior ragione l’amministrazione. L’inerzia pluridecennale dell’ente ingenera nel privato un legittimo affidamento sulla completezza della documentazione fornita. Il diniego automatico non è quindi conseguenza di un inadempimento del privato, ma esito di un procedimento viziato all’origine da un grave difetto di istruttoria amministrativa. La sentenza è riformata e il diniego annullato, con obbligo conformativo di riapertura del procedimento e nuova determinazione previa istruttoria completa. Le spese del doppio grado sono compensate.