Accesso difensivo non motivato e massivo: il ricorso va rigettato (TAR Calabria n. 629 del 11.09.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’istanza di accesso difensivo ex art. 24, comma 7, e art. 25, comma 2, della legge n. 241 del 1990 deve essere motivata già al momento della presentazione, rappresentando in modo puntuale e specifico il nesso di strumentalità necessaria tra il documento richiesto e la situazione soggettiva finale controversa, non essendo sufficiente un generico riferimento a non meglio precisate esigenze probatorie e difensive. La motivazione prospettata per la prima volta in ricorso non sana il difetto dell’istanza. Costituisce ulteriore e distinto profilo di infondatezza la presentazione di una richiesta di accesso massiva — unica e collettiva, formulata dal difensore per conto di numerosi assistiti portatori di distinte ragioni di credito — che comporti un carico irragionevole di elaborazione per l’amministrazione detentrice.

Il Fatto

Il ricorrente, ex dipendente di una struttura sanitaria provinciale, aveva ottenuto dal Tribunale una condanna dell’azienda al pagamento di somme a titolo di indennità di divisa, oltre rivalutazione monetaria e interessi. In esecuzione del titolo, l’azienda aveva adottato una determina di liquidazione, con cui quantificava il capitale, la rivalutazione e gli accessori.

Con un’unica PEC, il difensore — dichiarando di assistere numerosi dipendenti, ciascuno destinatario di distinta determina — chiedeva l’accesso agli atti relativi alla quantificazione degli accessori, in particolare al prospetto contabile allegato alle determine. L’azienda, dopo un primo silenzio, riscontrava trasmettendo i cedolini ma negava l’ostensione dei prospetti di calcolo, qualificando l’istanza come preordinata a un controllo generalizzato e involgente un’attività di elaborazione di dati. Da qui il ricorso per l’accertamento dell’illegittimità del diniego e la condanna al rilascio.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha anzitutto respinto la richiesta di riunione dei giudizi, rilevando la mancanza di connessione soggettiva: difetta l’identità delle parti e non basta la mera connessione procedimentale, che rileva piuttosto sul piano dell’ammissibilità dell’istanza.

Nel merito, il Tribunale ha preso in esame quattro profili dell’istanza: la presentazione tramite difensore, la sua formulazione collettiva e massiva per numerosi soggetti con crediti differenti, l’assenza di motivazione, la mancata dimostrazione del potere rappresentativo. Il giudice ha ritenuto di poter prescindere dai rilievi sulla rappresentanza e ha fondato il rigetto sugli altri due.

Sul primo, decisivo profilo, la sentenza rileva che l’istanza è priva di motivazione, se non in forma tautologica, e che l’interesse difensivo è stato prospettato solo in ricorso, mai nell’istanza. Richiamando l’Adunanza Plenaria n. 4 del 2021, il Collegio ribadisce che la parte deve dedurre in modo puntuale e specifico le finalità dell’accesso già nella richiesta, così da consentire all’amministrazione il vaglio del nesso di strumentalità necessaria con la situazione finale controversa. Non basta un generico riferimento a esigenze probatorie o difensive, riferite a un processo pendente o ancora da instaurare.

Sul secondo profilo, il Tribunale osserva che l’istanza presentata dal difensore per un gruppo di assistiti ha un innegabile carattere massivo. Richiamando l’Adunanza Plenaria n. 10 del 2020 e la recente Sez. VI n. 5149 del 2026, il Collegio ricorda che vanno respinte le richieste manifestamente onerose o sproporzionate, le richieste massive uniche contenenti un numero cospicuo di documenti e quelle plurime riconducibili a un medesimo centro di interessi, quando impongano all’amministrazione una lunga attività di elaborazione.

Il ricorso è stato quindi dichiarato infondato e rigettato. Le spese di giudizio sono state compensate integralmente, in ragione delle peculiarità della vicenda e dell’esito del giudizio.