Accesso difensivo negato se l’interesse è preventivo e la richiesta esplorativa (TAR Veneto n. 919 del 24.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’accesso documentale, anche quando è prospettato in funzione difensiva, presuppone la dimostrazione di un interesse diretto, concreto e attuale, collegato ai documenti richiesti da un nesso di stretta necessità. Il rapporto di strumentalità tra la documentazione domandata e la situazione finale da tutelare non può essere allegato in termini vaghi o esplorativi, né l’accesso può servire a compiere verifiche meramente eventuali o ad acquisire in via preventiva materiale da utilizzare in controversie solo ipotetiche. L’accesso ha per oggetto documenti amministrativi già esistenti e detenuti dalla pubblica amministrazione e non può tradursi nella pretesa di imporre all’ente la confezione di nuovi elaborati o la riclassificazione di dati dispersi in diverse basi contabili. È, pertanto, inammissibile l’istanza che, per come formulata, postuli un’attività di elaborazione non dovuta o un’indagine generalizzata su dati contabili interni.

Il Fatto

La ricorrente, professoressa universitaria e già coordinatrice di un corso di laurea presso un Ateneo veneto dal 2017 sino a giugno 2025, ha chiesto di prendere visione ed estrarre copia del dettaglio completo dei consuntivi annuali delle rendicontazioni trasmesse al Ministero della cultura per gli anni accademici dal 2017/2018 al 2024/2025, con indicazione analitica delle singole voci, delle imputazioni di spesa e della documentazione contabile di supporto.

A fondamento della domanda la docente ha dedotto i rilievi sulla pretesa opacità dei processi decisionali formulati in una seduta del Consiglio di Dipartimento e l’esigenza di tutelare la propria reputazione professionale, oltre a verificare la correttezza delle rendicontazioni e la possibile sovrapposizione tra ore rendicontate su progetti europei e ore imputate al finanziamento ministeriale. L’Ateneo si è costituito eccependo l’inammissibilità del rito e la tardività dell’impugnazione e, nel merito, l’insussistenza di un interesse qualificato.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha ritenuto di poter prescindere dall’esame delle eccezioni preliminari, respingendo il ricorso nel merito secondo il criterio della ragione più liquida. Il Collegio ha osservato che l’Ateneo, dopo aver trasmesso in data 10 ottobre 2025 i rendiconti inoltrati al Ministero, ha fornito in data 28 ottobre 2025 un ulteriore riscontro, chiarendo che i documenti già inviati erano i medesimi presenti nel fascicolo amministrativo e offrendo puntuali chiarimenti sui quattro profili segnalati. Con riguardo ai documenti esistenti e detenuti, dunque, l’obbligo di riscontro sull’istanza deve ritenersi assolto.

Il riferimento, contenuto in una e-mail, alla predisposizione di una “estrazione, anno per anno, con singole descrizioni” non integra, secondo il Tribunale, il riconoscimento dell’esistenza di un autonomo documento già formato e ostensibile, ma esprime al più la disponibilità dell’ufficio a svolgere un’attività interna di ricostruzione e riordino dei dati: una simile interlocuzione informale non vale a trasformare un’attività eventuale di elaborazione in un obbligo legale di ostensione.

Quanto al secondo profilo, il Collegio ha escluso la sussistenza di un interesse qualificato. L’istanza non evidenzia una situazione finale controversa individuata nei suoi tratti essenziali, rispetto alla quale la conoscenza dell’intera documentazione contabile si presenti come necessaria e non altrimenti surrogabile. Il richiamo ai rilievi formulati in sede di Consiglio di Dipartimento resta generico, come generico è il riferimento a un’eventuale sede giudiziaria: la finalità perseguita è quella di ricostruire ex post, in via preventiva e meramente eventuale, l’intero quadro delle imputazioni contabili. Un’esigenza anticipatoria e non riferita a una contestazione attuale e definita non basta a fondare l’accesso difensivo.

Il Tribunale ha inoltre valorizzato l’assetto ordinamentale interno, dal quale si ricava che il coordinatore del corso esercita funzioni di programmazione, coordinamento e proposta sul versante didattico, ma non assume compiti gestionali o contabili in ordine alla rendicontazione delle spese. La stessa premessa posta dalla ricorrente consente di escludere il nesso di necessaria strumentalità tra la posizione personale dedotta e l’ostensione dell’intero compendio delle rendicontazioni.

Infine, il terzo motivo è stato respinto perché l’accesso ha per oggetto documenti amministrativi già esistenti; non può imporre all’ente la confezione di nuovi elaborati, la riclassificazione di dati dispersi o la ricostruzione postuma di informazioni non presenti nel fascicolo in forma documentalmente autonoma. La domanda, per otto annualità, postulava estrazioni e rielaborazioni su fogli di calcolo interni e su diverse entità della contabilità analitica, restando estranea all’ambito degli artt. 22 e seguenti della legge n. 241 del 1990. Il Collegio ha richiamato l’orientamento per cui il diritto di accesso va negato quando l’istanza si risolva in una richiesta sostanzialmente esplorativa o in un’elaborazione non dovuta (Cons. Stato, sez. VI, n. 3774 del 2025) e l’indirizzo dell’Adunanza Plenaria n. 19 del 2020. Il ricorso è stato respinto, con spese compensate.