Spese economali non programmabili e autorizzazione dell’agente contabile (Corte dei Conti Sez. giur. Molise n. 22 del 01.07.2024)

Principi di diritto (Massima)
Le spese c.d. economali trovano giustificazione nell’esigenza di far fronte con immediatezza a esborsi necessari al funzionamento degli uffici, ma rivestono carattere residuale e minimale e devono presentare i requisiti della non programmabilità, imprevedibilità e improcrastinabilità. L’economo è agente contabile personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in stretta correlazione con gli scopi per cui le anticipazioni sono disposte. L’autorizzazione della spesa deve provenire dall’agente contabile e precedere l’esborso: il vaglio successivo, operato al momento del rimborso, si traduce in una mera approvazione di attività già compiuta. La concentrazione di tutte le spese dell’esercizio in un’unica mensilità del conto giudiziale è irregolare, così come l’imputazione al nuovo esercizio di esborsi riferiti a utilità dell’anno precedente, in violazione dei principi di annualità e competenza finanziaria.

Il Fatto

Il giudizio di conto trae origine dalla relazione di irregolarità redatta dal magistrato istruttore sul conto giudiziale presentato dall’agente contabile, relativo alla gestione della cassa economale di un Dipartimento universitario per l’esercizio 2019. La relazione contesta un’irregolarità compilatoria, consistente nella contabilizzazione di tutte le spese nella mensilità di novembre anziché per mese e categoria, la mancata autorizzazione degli esborsi da parte dell’agente contabile, la confusione di esercizi e la carenza dei giustificativi per alcuni movimenti.

L’agente contabile si costituisce rivendicando la correttezza della propria gestione: sostiene che i movimenti sono stati registrati al momento del rimborso, che l’autorizzazione è stata di fatto concessa all’atto del pagamento e che le spese di fine anno non potevano essere imputate all’esercizio precedente perché non ancora note. Il pubblico ministero conclude per un provvedimento interlocutorio diretto alla regolarizzazione, con compensazione delle spese.

La Motivazione della Corte

Il collegio richiama i principi generali di contabilità pubblica contenuti nel r.d. n. 2440/1923 e nel relativo Regolamento r.d. n. 827/1924, in particolare l’art. 270 sulla procedimentalizzazione della spesa, e per gli enti locali gli artt. 182 e ss. del T.U.E.L.. La gestione economale risponde all’esigenza di consentire alle amministrazioni di far fronte con immediatezza alle spese necessarie per il funzionamento degli uffici, per le quali il ricorso all’ordinario procedimento costituirebbe ostacolo al buon andamento.

Da ciò deriva che rientrano nel novero delle spese economali solo quelle caratterizzate da non programmabilità, imprevedibilità e improcrastinabilità, requisiti che impongono una disciplina di maggior rigore. L’economo, al pari di ogni agente contabile, è personalmente responsabile delle somme ricevute e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in correlazione con gli scopi previsti dal regolamento, senza possibilità di distrazione o sviamento, in disparte da ogni valutazione sull’utilità delle spese per l’ente.

Quanto all’irregolarità compilatoria, la Corte conferma che la concentrazione delle spese nella mensilità di novembre non è legittima: anche quando si proceda con rimborso anziché con anticipazione, questo va effettuato tempestivamente e coerentemente riportato sul conto, pena il venir meno delle esigenze di correntezza. Parimenti irregolare è la mancata autorizzazione: tutte le spese risultano autorizzate da un soggetto terzo, il Direttore di Dipartimento, non incaricato della gestione e privo della qualifica di agente contabile, mentre il vaglio dell’economo, ove eseguito, risulta posposto al momento del pagamento, trasformandosi in approvazione di attività già compiuta anziché in provvedimento ampliativo.

Sulla confusione di esercizi il collegio ritiene non condivisibili le difese dell’economo. I principi di annualità, integrità, universalità, pareggio e competenza finanziaria escludono che assuma rilievo lo sfasamento cronologico della fase di erogazione concreta rispetto alle regolazioni contabili. I pagamenti riferiti ad acquisti di esercizi precedenti hanno ormai perso ogni carattere di urgenza e correntezza.

Quanto ai giustificativi contabili, l’esame congiunto dei documenti e degli elementi di valutazione induce a ritenere verosimilmente raggiunta la prova dell’inerenza delle spese alle finalità istituzionali, ferma restando la mancata autorizzazione prodromica. Il collegio dichiara pertanto irregolare il conto ai sensi dell’art. 145 del c.g.c., senza addebito per l’agente contabile, declaratoria che preclude il discarico e giustifica il mancato addebito delle spese di giudizio.