Accesso civico e ordine di esibizione limitato ai documenti esistenti (TAR Lazio n. 1127 del 22.12.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso, civico o documentale, ha ad oggetto esclusivamente i documenti già formati e venuti ad esistenza che si trovino nella disponibilità dell’amministrazione. L’ordine di esibizione impartito dal giudice non può estendersi ad atti non esistenti o mai formati, in applicazione del principio ad impossibilia nemo tenetur e del contemporamento con il buon andamento amministrativo. L’amministrazione ha però l’onere di dichiarare, sotto la propria responsabilità, l’impossibilità di esibire gli atti, specificandone le ragioni concrete e distinguendo tra inesistenza e smarrimento; in quest’ultimo caso l’onere motivazionale si rafforza. Ove l’ostensione integrale sia intervenuta in pendenza di lite e l’interesse sostanziale risulti soddisfatto, il giudice dichiara la cessazione della materia del contendere.

Il Fatto

I ricorrenti agivano quali mandanti di un raggruppamento temporaneo di imprese appaltatore del servizio di recupero dei crediti per conto di una società affidataria di pubblico servizio. Il compenso dell’appaltatore era calcolato in percentuale sulle somme recuperate e ripartito pro quota tra mandataria e mandanti. Rilevati disallineamenti tra l’attività svolta e la contabilità dell’appalto, gli istanti presentavano istanza di accesso civico o, in subordine, documentale, per ottenere copia della documentazione contabile trasmessa dalla committente alla mandataria.

Respinta l’istanza perché ritenuta massiva e preordinata a un controllo generalizzato, i ricorrenti impugnavano i dinieghi davanti al TAR. Con motivi aggiunti censuravano le successive note con cui l’accesso era stato accolto solo parzialmente, lamentando che l’ostensione non consentiva di ricostruire la reale contabilità e che nulla era stato esibito quanto agli importi corrisposti alla capogruppo.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge anzitutto l’istanza di differimento della camera di consiglio. La causa era già stata rinviata per consentire la composizione della lite e il corposo deposito documentale era avvenuto nei termini di rito, sicché non sussisteva alcuna esigenza di tutela del contraddittorio.

Nel merito, il Tribunale ricostruisce il perimetro del diritto di accesso. L’ostensione riguarda documenti formati e venuti ad esistenza, che si trovino nella certa disponibilità dell’amministrazione. L’ordine di esibizione non può invece riguardare atti non esistenti o mai formati, in forza del principio ad impossibilia nemo tenetur e di elementari ragioni di buon senso.

Da ciò deriva un preciso onere motivazionale a carico dell’amministrazione. Questa deve indicare, sotto la propria responsabilità, di non essere in grado di esibire gli atti, specificando le ragioni concrete dell’impossibilità e chiarendo se i documenti non esistano ovvero esistano ma siano andati smarriti. Nel caso di smarrimento l’onere si rafforza, dovendo l’ente illustrare le modalità di conservazione, le articolazioni organizzative incaricate e le ragioni del mancato reperimento.

Applicando tali principi, il Collegio ritiene che la società committente fosse tenuta a produrre i documenti già esistenti e individuati nelle istanze, ma non a svolgere attività di ricerca ed elaborazione degli stessi. Il contemporamento tra trasparenza e buon andamento impedisce di addossare all’amministrazione un obbligo di ricostruzione documentale.

Poiché l’ostensione integrale era intervenuta in pendenza di lite, con dichiarazione espressa di non disporre di altra documentazione, l’interesse sotteso al ricorso ex art. 116 del c.p.a. risulta pienamente soddisfatto. Il Tribunale dichiara pertanto la cessazione della materia del contendere e compensa integralmente le spese, tenuto conto dell’accordo tra le parti e dell’adesione dei ricorrenti a tale esito.