Accesso agli atti negato se il documento non è detenuto dall’amministrazione (TAR Veneto n. 1470 del 02.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso agli atti, ai sensi degli artt. 22 e 25 della legge n. 241/1990, il diritto ostensivo presuppone che il documento sia venuto ad esistenza e si trovi nell’effettiva disponibilità dell’amministrazione. Ove l’amministrazione dichiari, assumendosene la responsabilità, di non detenere il documento richiesto, non residua alcun margine per l’accoglimento dell’istanza né per l’ordine di esibizione, che si profila inutiliter data per difetto del suo oggetto. L’esistenza o la detenzione del documento costituisce elemento costitutivo della pretesa, la cui prova grava sul richiedente e non può fondarsi su mere supposizioni o congetture. È inammissibile, inoltre, l’istanza preordinata a un controllo generalizzato dell’operato amministrativo, evenienza che ricorre quando la domanda investe una mole significativa di documenti non puntualmente identificati.

Il Fatto

La società ricorrente ha operato come subappaltatrice nell’ambito di lavori di riqualificazione ed efficientamento energetico su immobili di proprietà comunale in gestione all’azienda territoriale per l’edilizia residenziale. Il concessionario dei lavori, titolare di un contratto con l’ente, ha chiesto alla subappaltatrice il risarcimento del danno per il ritardo nell’esecuzione delle opere, che avrebbe comportato la perdita parziale dei benefici fiscali del Superbonus 110%, riconosciuti in misura ridotta.

Per difendersi in tale vertenza, la subappaltatrice ha presentato istanza di accesso alla documentazione relativa al rapporto tra l’ente e il concessionario e alla gestione dell’agevolazione fiscale. Dopo integrazioni e un mancato riscontro per un disguido tecnico, l’ente ha fornito il contratto di concessione e chiarito di non detenere gli altri documenti. La ricorrente ha impugnato il riscontro come parziale diniego, lamentando eccesso di potere per contraddittorietà e difetto di istruttoria. Si sono costituiti l’ente e il concessionario.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha respinto il ricorso muovendo da una premessa di sistema: l’istanza di accesso deve essere rivolta all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente, ai sensi dell’art. 25, comma 2, della legge n. 241/1990. L’ente resistente ha consegnato quanto deteneva e ha chiarito di non aver intrattenuto alcun rapporto diretto con l’amministrazione finanziaria per la gestione del beneficio, trasferito per intero in capo al concessionario.

Non convince, secondo il giudice, la tesi della ricorrente secondo cui la conoscenza, da parte dell’ente, dei ritardi e della fruizione ridotta del beneficio rivelerebbe il possesso della documentazione richiesta. Si tratta di informazioni generiche, acquisibili anche per via informale, che non dimostrano la detenzione degli atti. Il Tribunale richiama la giurisprudenza amministrativa secondo cui, di fronte alla dichiarazione espressa di inesistenza dell’atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, rischiandosi una statuizione impossibile da eseguire.

L’esistenza o la detenzione del documento è elemento costitutivo del diritto di accesso e la relativa prova grava sul richiedente, che può assolvervi anche per presunzioni, ma non tramite mere supposizioni o astratte congetture. Il Tribunale richiama sul punto Cons. Stato n. 2142 del 2020 e Cons. Stato n. 9622 del 2023, oltre a pronunce dei TAR in tema di c.d. accesso impossibile.

Quanto alla documentazione relativa all’esecuzione dei lavori, l’ente si è dichiarato disponibile a rilasciarla previa specificazione dei documenti necessari alle esigenze difensive, data la mole del carteggio. Il Tribunale ha applicato l’art. 24, comma 3, della legge n. 241/1990, escludendo l’ammissibilità di istanze preordinate a un controllo generalizzato dell’operato amministrativo, ipotesi che ricorre quando la domanda riguarda una mole significativa di atti non puntualmente identificati. Il ricorso è stato respinto, con compensazione delle spese verso il concessionario e condanna della ricorrente alla refusione in favore dell’ente.