Accesso agli atti strumentale alla difesa in giudizio pendente (TAR Lazio n. 2526 del 09.02.2026)

Principi di diritto (Massima)
In tema di accesso agli atti ex artt. 22 ss. legge n. 241/1990, la pendenza di un giudizio e la pertinenza dei documenti rispetto alla controversia fondano la legittimazione del richiedente. Il nesso di strumentalità tra accesso e situazione giuridica finale va valutato con giudizio prognostico ex ante, sull’astratta pertinenza della documentazione rispetto all’oggetto della res controversa, senza che rilevi la positiva pronunzia di primo grado non ancora passata in giudicato. L’Amministrazione non può sindacare l’opportunità o la decisività del documento richiesto, né opporre il difetto di necessità dell’ostensione per la cura di un proprio interesse giuridico.

Il Fatto

La ricorrente, docente di ruolo, impugna il diniego opposto dall’Ufficio Scolastico Regionale per il Lazio alla propria istanza di accesso agli atti, presentata il 14.07.2025 in via incidentale all’invito e diffida notificato alla medesima Amministrazione.

La vicenda trae origine dal decreto dirigenziale con cui la docente era stata individuata come soprannumeraria per l’anno scolastico 2024/2025, con invito a presentare domanda di mobilità entro ventiquattro ore. Il Tribunale di Roma, con sentenza di primo grado, aveva dichiarato illegittimo il decreto e riconosciuto il diritto al passaggio di cattedra presso altro istituto. Avverso tale pronunzia l’Amministrazione ha proposto appello, pendente. Nonostante l’esecutività della sentenza, l’Ufficio non vi avrebbe dato esecuzione. L’istanza ostensiva mirava a ottenere i provvedimenti di nomina dei supplenti e gli atti di revisione dell’organico, per finalità di tutela giurisdizionale.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla Adunanza plenaria n. 20/2020, che ha chiarito come la necessità della conoscenza del documento determini il nesso di strumentalità tra il diritto all’accesso e la situazione giuridica finale: l’ostensione deve essere valutata, in un giudizio prognostico ex ante, come il tramite per acquisire gli elementi di prova in ordine ai fatti integranti la fattispecie costitutiva della situazione controversa. La delibazione si conduce sull’astratta pertinenza della documentazione rispetto all’oggetto della res controversa.

La medesima pronunzia rimarca l’autonomia tra azione in giudizio e richiesta di accesso, essendo irrilevante che il contenzioso sia stato proposto, sia in corso o sia concluso. Il Collegio richiama anche Cons. Stato, Adunanza Plenaria, 25 settembre 2020, nn. 19, 20 e 21, rilevando che in assenza di contro-interessi forti, non riguardando la fattispecie dati sensibili o giudiziari, è precluso al giudice e all’Amministrazione valutare l’opportunità o la decisività del documento.

Nel caso concreto, la pendenza dell’appello e la pertinenza dei documenti rispetto alla controversia supportano la fondatezza della richiesta. Non rileva la positiva pronunzia di primo grado, poiché la ricorrente non ha ancora ottenuto il bene della vita e la posizione giuridica non è coperta da giudicato. Dalla sentenza di primo grado, assunta nella sua valenza fattuale e probatoria, emerge che i fatti afferenti alla reale situazione dell’istituto sono stati assorbiti dall’accertamento di illegittimità del decreto. I documenti richiesti appaiono strumentali ad acquisire elementi probatori su tali profili sostanziali e sull’effettiva disponibilità del posto.

Le tesi della difesa erariale sono pertanto prive di fondamento e in contrasto con gli artt. 24, 111 e 113 Cost., evidenziando una visione riduttiva del diritto di accesso in chiave difensionale. Il Collegio non condanna tuttavia l’Amministrazione all’ostensione tout court: occorre coinvolgere i terzi controinteressati, operando in accordo con gli artt. 24 e 25 legge n. 241/1990 e il d.P.R. n. 184/2006. Il ricorso è accolto nei limiti indicati, con annullamento degli atti impugnati e termine di trenta giorni per completare la procedura.