Accesso difensivo agli esposti: serve nesso di strumentalità con l’interesse (TAR Lazio n. 99 del 05.01.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo ai sensi dell’art. 24, comma 7, legge n. 241/1990, non è sufficiente un generico riferimento a esigenze probatorie o difensive, riferite a un processo pendente o ancora da instaurare. L’ostensione del documento richiesto passa attraverso un rigoroso e motivato vaglio sul nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione finale che l’istante intende curare o tutelare. Resta esclusa ogni valutazione dell’amministrazione detentrice sull’ammissibilità, sull’influenza o sulla decisività del documento, salvo il caso di una evidente e assoluta mancanza di collegamento tra documento ed esigenze difensive, cioè di esercizio pretestuoso o temerario dell’accesso difensivo.

Il Fatto

Una società, destinataria di numerosi esposti che avevano dato avvio a un’azione di vigilanza e a un provvedimento di sospensione dell’attività di somministrazione annullato dal TAR, chiedeva a Roma Capitale copia di tutti i documenti formatisi nell’istruttoria, compresi gli esposti e i dati personali degli autori. L’amministrazione consentiva solo in parte l’ostensione, non comunicando i nominativi dei denuncianti per l’opposizione dei controinteressati e l’esigenza di tutela della riservatezza.

Il diniego era confermato dal Difensore Civico metropolitano in sede di riesame, per assenza di un interesse diretto, concreto e attuale all’ostensione. La società impugnava allora la nota di rigetto del riesame, deducendo la violazione degli artt. 24 e 25 legge n. 241/1990 e il difetto assoluto di motivazione e di istruttoria. Si costituivano Roma Capitale e la Città Metropolitana, quest’ultima eccependo anche l’inammissibilità del ricorso avverso un atto non impugnabile.

La Motivazione della Corte

Il Collegio qualifica preliminarmente il contenzioso come afferente al rito di cui agli artt. 87, comma 2, lett. c) e 116 c.p.a., con mutamento del rito originario, e passa all’esame del merito prescindendo dalla questione di ammissibilità.

Richiamando l’Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato (nn. 19, 20 e 21 del 2020 e n. 4 del 2021), il Tribunale ribadisce che l’accesso difensivo non tollera un generico riferimento a non meglio precisate esigenze probatorie. L’ostensione richiede un rigoroso e motivato vaglio sul nesso di strumentalità necessaria tra documento e situazione finale. Resta ferma l’esclusione di qualsivoglia valutazione ultronea sull’ammissibilità, influenza o decisività del documento nel giudizio eventualmente instaurato, perché simile apprezzamento compete solo all’autorità giudiziaria investita della questione.

Nel caso concreto, per stessa ammissione della ricorrente, l’interesse sotteso all’ostensione risiedeva nella volontà di comprendere le problematiche dei vicini e attivarsi per una buona relazione. Non risultava alcuna iniziativa giudiziaria o stragiudiziale volta a comporre le rispettive ragioni, così contravvenendo all’insegnamento della Ad. Plen. n. 4 del 2021, che esige finalità dedotte in modo puntuale e specifico, suffragate da idonea documentazione.

Inoltre, l’attività ispettiva avviata a seguito degli esposti si era conclusa con un provvedimento già annullato dal TAR, sicché non si comprende quale nesso di strumentalità leghi la conoscenza dei dati richiesti a un bisogno di tutela già soddisfatto in sede giurisdizionale.

Il Collegio conviene dunque con il Difensore Civico sull’assenza di un interesse diretto, concreto ed attuale alla conoscenza dei nominativi e respinge il ricorso. Le spese di giudizio sono integralmente compensate tra tutte le parti.