Accesso difensivo alle ritenute d’acconto: obbligo di ostensione salvo dichiarazione di inesistenza (TAR Calabria n. 6 del 05.01.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo ai sensi dell’art. 24, comma 7, l. n. 241/1990, il diniego fondato sul carattere non preesistente dei documenti richiesti non è sufficiente a rigettare l’istanza. L’amministrazione detentrice deve ostendere la documentazione oppure dichiararne l’inesistenza sotto la propria responsabilità, con obbligo di esplicitare in modo dettagliato le ragioni concrete dell’impossibilità. Tale dichiarazione va resa dal responsabile dell’Ufficio in sede amministrativa, con affermazioni univoche, non con spiegazioni alternative e contrastanti né con integrazioni motivazionali in sede giudiziale. L’istanza è sufficientemente specifica quando delimita i documenti richiesti per sostituti d’imposta, modalità di versamento e periodo d’imposta, così da evidenziare il nesso di strumentalità con la situazione giuridica finale.

Il Fatto

Il ricorrente, destinatario di un avviso di accertamento dell’Agenzia delle Entrate e di una comunicazione di notizia di reato trasmessa alla Procura, presentava istanza di accesso agli atti per ragioni difensive. Chiedeva copia dei versamenti delle ritenute d’acconto certificate dai sostituti d’imposta indicati in un elenco allegato, limitatamente all’anno d’imposta di riferimento.

L’Agenzia respingeva l’istanza, sostenendo che l’accesso non può estendersi alla costituzione di nuovi documenti e richiamando un precedente del TAR Toscana. Il ricorrente impugnava il diniego davanti al TAR Calabria, chiedendo l’accertamento del proprio diritto a prendere visione ed estrarre copia della documentazione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio richiama i principi dell’Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato n. 19, 20 e 21 del 2020, come sintetizzati dalla Sez. III n. 9588 del 2022. L’accesso difensivo richiede la necessità della conoscenza del documento, in presenza di un nesso di strumentalità tra il diritto all’accesso e la situazione giuridica finale, da valutare con giudizio prognostico ex ante.

La situazione finale deve essere concreta, obiettivamente incerta e controversa. Non basta un’incertezza ipotetica. Non è sufficiente un generico riferimento a esigenze probatorie: serve un rigoroso vaglio sul nesso di strumentalità. Tuttavia né l’amministrazione né il giudice amministrativo possono svolgere ex ante valutazioni sull’influenza o decisività del documento, salvo il caso di evidente e assoluta mancanza di collegamento o di esercizio pretestuoso dell’accesso.

Nel caso concreto il ricorrente ha rappresentato un interesse difensivo immediato, concreto e attuale, collegato sia all’avviso di accertamento sia alla comunicazione di notizia di reato. Il collegamento sussiste perché l’avviso si fonda sull’inattendibilità o anomalia delle ritenute e la comunicazione richiama il mancato versamento delle stesse.

La richiesta è inoltre sufficientemente specifica: delimita i versamenti ai sostituti indicati, alle modalità di versamento e alle certificazioni di ritenuta d’acconto per l’anno d’imposta. Il Collegio distingue l’ipotesi dell’inesistenza documentale: l’istanza non può servire a formare documenti non detenuti. L’Agenzia non ha però dichiarato in modo chiaro e inequivocabile l’inesistenza degli atti. Richiamando il precedente del TAR Catanzaro n. 225 del 2024, il Collegio afferma che grava sull’amministrazione l’obbligo di indicare sotto la propria responsabilità quali atti siano inesistenti, con dichiarazioni univoche del responsabile e non con spiegazioni contrastanti o integrazioni in giudizio.

Il ricorso è quindi accolto. L’Agenzia deve ostendere la documentazione entro trenta giorni, salva eventuale dichiarazione di inesistenza o non possesso resa dal responsabile dirigente. Le spese sono compensate.