Attività di archivio comunale è funzione istituzionale nel Bando RECAP (TAR Lombardia n. 2518 del 02.07.2025)

Principi di diritto (Massima)
La destinazione di un edificio pubblico ad archivio comunale integra una finalità istituzionale dell’ente locale, rientrando la conservazione documentale tra le attività amministrative necessarie allo svolgimento delle funzioni dell’ente stesso. Ne consegue che il progetto di riqualificazione energetica presentato su un immobile destinato ad archivio è ammissibile al contributo di un bando che richieda la destinazione dell’edificio alle finalità istituzionali dell’ente richiedente. La funzione di archivio non è meramente pertinenziale o materiale, essendo disciplinata autonomamente dalla legge e correlata a obblighi di conservazione e fruibilità dei documenti. È illegittima l’esclusione dalla graduatoria che si fondi sulla asserita non riconducibilità dell’attività di archivio alle finalità istituzionali.

Il Fatto

Un Comune partecipava al Bando RECAP indetto dalla Regione Lombardia, in attuazione del PR FESR 2021-2027, presentando un progetto di riqualificazione energetica di un edificio pubblico destinato in parte ad archivio e a sala di distribuzione e lettura. Con successivo decreto dirigenziale, la Regione approvava la graduatoria, escludendo la domanda del Comune per asserita violazione del punto A.3 del bando, in quanto il progetto riguardava un edificio destinato ad archivio.

Il Comune impugnava il provvedimento davanti al TAR Lombardia, deducendo la riconducibilità dell’attività di archivio alle finalità istituzionali dell’ente. Si costituivano la Regione Lombardia e un Comune controinteressato, chiedendo il rigetto del ricorso. Con ordinanza il Tribunale fissava l’udienza di merito, ove la causa era trattenuta in decisione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dal punto A.3 del bando, che richiede la destinazione dell’edificio alle finalità istituzionali dell’ente, quali sedi e strutture dove si svolge l’attività amministrativa. La Regione aveva escluso il progetto ritenendo che l’immobile, in quanto destinato ad archivio, non rientrasse in tali finalità.

Il Tribunale ritiene invece che un ente locale sia tenuto a provvedere alla conservazione della propria documentazione, come previsto espressamente dall’art. 30 c. 4 del D.Lgs n. 43/2004. La funzione di archivio rientra pertanto nelle attività istituzionali e amministrative del Comune.

Rilievo decisivo assume la stessa condotta procedimentale della Regione, che in sede di chiarimento aveva confermato che la destinazione ad archivio configura un’attività istituzionale dell’ente e che l’intervento sarebbe risultato ammissibile. Il ricorso è pertanto accolto.

Le tesi del Comune controinteressato, secondo cui nei locali adibiti ad archivio non si svolgerebbe attività amministrativa e i relativi locali avrebbero funzione pertinenziale, sono respinte: l’attività di archivio è disciplinata autonomamente dalla legge e ha natura amministrativa, non meramente materiale, come desumibile dai numerosi obblighi di conservazione e fruibilità, non essendo equiparabile al ricovero dei veicoli di servizio.

Quanto alle difese regionali, il Tribunale rileva che l’argomento del mancato utilizzo del locale come archivio costituisce motivazione postuma, opposta al tenore letterale del provvedimento impugnato, incentrato sull’asserita non riconducibilità dell’attività di archivio a finalità istituzionale. Le ulteriori censure del controinteressato sono dichiarate inammissibili, essendo state formulate in memoria non notificata, che non può ampliare l’oggetto del giudizio senza ricorso incidentale. Il ricorso è accolto, con annullamento degli atti impugnati e salvezza degli ulteriori atti dell’Amministrazione; spese compensate, con rimborso del contributo unificato al ricorrente.