Spese economali, irregolarità formale senza addebito al contabile (Corte dei Conti Sez. giur. Molise n. 3 del 19.01.2024)

Principi di diritto (Massima)
Le spese cc.dd. economali trovano giustificazione nella necessità di far fronte con immediatezza a esigenze di funzionamento degli uffici e riguardano esclusivamente erogazioni connotate da non programmabilità, imprevedibilità e improcrastinabilità. L’economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in stretta correlazione con gli scopi previsti dal regolamento di contabilità. L’utilizzo del fondo mediante rimborsi di acquisti già effettuati dai dipendenti, con giustificativi anteriori alle richieste di autorizzazione, integra una prassi innovativa rispetto alla gestione “per cassa” e difetta del vaglio preventivo richiesto all’agente contabile. La declaratoria di mera irregolarità del conto, in assenza di danno patrimoniale, non comporta addebito e preclude tuttavia il discarico, ai sensi dell’art. 145 del c.g.c..

Il Fatto

Il giudizio di conto riguarda la gestione del fondo economale dell’Amministrazione centrale dell’Università degli Studi del Molise per l’esercizio 2019. Il magistrato istruttore ha contestato plurimi profili di irregolarità: superamento della dotazione iniziale, discrepanze formali tra carte contabili e conto giudiziale, mancata autorizzazione delle spese, confusione di esercizi, carenza di autorizzazioni alle missioni e spese prive di riferimenti identificativi delle autovetture di servizio.

L’agente contabile ha rivendicato la legittimità di tutte le spese, sostenendo che il rimborso costituisce di per sé valutazione e autorizzazione implicita e invocando il Manuale di contabilità dell’Ateneo. Il pubblico ministero ha chiesto in via principale un provvedimento interlocutorio e, in subordine, la dichiarazione di irregolarità con compensazione delle spese.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ricostruisce la funzione delle spese economali, che rivestono carattere residuale e minimale rispetto agli acquisti programmati e richiedono come presupposto indefettibile l’urgenza e la non prevedibilità. Da ciò deriva, a maggior ragione, l’esigenza di una disciplina di maggior rigore.

Sul primo rilievo, la Corte accoglie le difese: la “discrepanza” deriva da un errore materiale nella registrazione di un importo, corretto mediante apposita reversale di rettifica, e la reversale di chiusura coincide con il mandato di apertura. La censura sulla compilazione è superata.

È invece condivisibile il rilievo sulla mancata autorizzazione delle spese: nessun movimento risulta vistato dall’economo e il vaglio, ove pure intervenuto, resta posposto all’acquisto, al momento della liquidazione. Il punto 7.5.1 del Manuale di contabilità richiede una motivazione della richiesta e una valutazione dell’agente contabile, che nella specie non risultano documentate.

Quanto alla confusione di esercizi, i movimenti relativi a utilità acquisite nel 2018 risultano registrati nell’esercizio successivo. La Corte richiama i postulati di annualità e di competenza finanziaria e osserva che i pagamenti per acquisti risalenti a esercizi precedenti hanno perso il carattere dell’urgenza che legittima il ricorso all’anticipazione economale.

In materia di autorizzazioni alle missioni, il Collegio distingue: la carenza di data certa rileva solo sul piano interno, nei confronti dei dipendenti; per i movimenti del tutto privi di autorizzazione la missione e l’utilità per l’Amministrazione si ricavano in via presuntiva dalla concomitanza con le sedute del collegio dei revisori. Le spese per telegrammi di cordoglio non hanno natura di spese di rappresentanza, ma la Corte ne esclude eccezionalmente l’addebito per la modestia dell’importo.

Da ultimo, la Corte condivide il rilievo sulla prassi dei rifornimenti di carburante, formalmente censurabile per l’assenza di riscontri identificativi delle autovetture; tuttavia, valorizzando un criterio sostanzialistico e le deduzioni difensive, riconosce l’inerenza delle spese alle finalità istituzionali. Ne deriva la dichiarazione di irregolarità del conto senza addebito, che preclude il discarico e giustifica la non liquidazione delle spese di giudizio a carico dell’agente.