Spese economali, irregolarità formale del conto senza addebito all’agente contabile (Corte dei Conti Sez. giur. Molise n. 4 del 19.01.2024)

Principi di diritto (Massima)
La gestione delle spese economali trova giustificazione nell’esigenza di far fronte con immediatezza a spese minute, imprevedibili e improcrastinabili, e resta subordinata al rispetto rigoroso della disciplina interna di contabilità. L’agente contabile economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in stretta correlazione con gli scopi per cui le anticipazioni sono disposte. Nessuna spesa, nemmeno di modico valore, può essere affrontata dalla pubblica amministrazione senza previa autorizzazione e senza esatta individuazione delle risorse destinate a coprirla, salvo straordinarie e indifferibili esigenze. Il ricorso al rimborso in luogo dell’anticipazione, ammesso dalla prassi interna, non esonera l’agente dal vaglio preventivo della spesa. Il giudice di conto può dichiarare l’irregolarità del conto senza addebito quando i vizi, di natura formale, non siano causativi di danno patrimoniale per l’ente, con conseguente mancato addebito delle spese di giudizio.

Il Fatto

Il giudizio di conto trae origine dalla relazione di irregolarità redatta dal magistrato istruttore sul conto giudiziale relativo alla gestione della cassa economale di un dipartimento universitario per l’esercizio 2019. Il relatore contestava profili di irregolarità nella compilazione del conto, la mancata autorizzazione delle spese e taluni rimborsi per ospitalità.

In particolare, si rilevava che due operazioni ricadevano nel febbraio 2019, quando la gestione economale non era ancora formalmente iniziata, e che alcuni giustificativi risultavano anteriori alle richieste di autorizzazione. Il magistrato istruttore proponeva la dichiarazione di irregolarità della gestione e la condanna dell’agente contabile alla restituzione di € 91,95. L’agente contabile eccepiva la legittimità delle spese, invocando la prassi e il manuale di contabilità dell’ateneo, che annovera i rimborsi tra le erogazioni consentite.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ricostruisce la funzione della gestione economale, che trova fondamento nei principi di contabilità pubblica e risponde all’esigenza di consentire all’amministrazione di far fronte con immediatezza alle spese necessarie per il funzionamento degli uffici. Le spese economali rivestono carattere residuale e minimale e devono presentare i requisiti della non programmabilità, dell’imprevedibilità e dell’improcrastinabilità, con conseguente necessità di una disciplina di maggior rigore.

Su questa base la Corte ribadisce che l’economo è personalmente responsabile delle somme ricevute e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in correlazione con gli scopi previsti dal regolamento, senza possibilità di distrazione dei fondi, a prescindere da ogni valutazione sull’utilità delle spese per l’ente. La facoltà di utilizzare le risorse mediante anticipazioni e rimborsi deriva dalle disposizioni organizzative interne e trova copertura nel manuale di contabilità.

Tale prassi, tuttavia, comporta che i giustificativi fiscali di alcuni acquisti risultino anteriori alle connesse richieste di autorizzazione, con la conseguenza che il vaglio dell’agente contabile risulterebbe posposto al momento della liquidazione e del concreto pagamento. La Corte condivide pertanto le irregolarità relative alla compilazione del conto, per lo svolgimento di due operazioni in data antecedente all’apertura formale della gestione, e ricorda che la pubblica amministrazione non può affrontare alcuna spesa senza previa autorizzazione e senza individuazione dei mezzi di copertura, salvo straordinarie e indifferibili esigenze, nella specie non ravvisabili.

Quanto ai due movimenti per il pasto e il pernottamento alberghiero, il Collegio ritiene invece superate le irregolarità rilevate, alla luce delle argomentazioni difensive, sorrette da adeguato riscontro documentale, circa la piena inerenza della spesa alle finalità di accrescimento dell’azione e dell’immagine dell’Università. Il giudice di conto perviene così a una declaratoria di irregolarità circoscritta ai vizi formali anzidetti, che non sono causativi di danno patrimoniale per l’ente, e dichiara il conto irregolare senza alcun addebito per l’agente contabile, con mancato addebito delle spese di giudizio in assenza di condanna.