Accesso agli atti: l’istanza è valida anche senza numero di protocollo (TAR Lazio n. 14470 del 31.08.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’onere di specificazione dei documenti per i quali si esercita il diritto di accesso agli atti non implica la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi (organo emanante, numero di protocollo, data di adozione). L’istanza può ritenersi assolta anche con la sola indicazione dell’oggetto e dello scopo proprio dell’atto, ove risulti formulata in modo da porre l’Amministrazione in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda. L’Amministrazione non può subordinare l’ostensione alla preventiva conoscenza di dati protocollari da parte dell’istante, né opporre un generico diniego per asserita genericità dell’istanza quando gli uffici abbiano dimostrato di aver individuato l’oggetto della richiesta e l’articolazione detentrice dei documenti. In caso di mancato reperimento, l’Amministrazione è tenuta a rilasciare una formale e circostanziata attestazione dell’inesistenza, indisponibilità o irreperibilità della documentazione.

Il Fatto

I ricorrenti, comproprietari di un immobile confinante con un edificio oggetto di un intervento di ricostruzione, presentavano istanza di accesso per ottenere l’intero fascicolo edilizio relativo all’immobile limitrofo, indicando indirizzo ed estremi catastali. Roma Capitale opponeva un diniego parziale, asserendo l’impossibilità di reperire la documentazione in assenza del numero di protocollo e dell’anno di riferimento delle pratiche, trasmettendo solo due atti. Gli istanti impugnavano il diniego, anche con motivi aggiunti avverso le note con cui l’Amministrazione reiterava la richiesta di integrazione dell’istanza.

La Motivazione della Corte

Il TAR Lazio richiama il consolidato orientamento per cui l’onere di specificazione dei documenti richiesti non implica la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi, essendo sufficiente che l’istanza sia formulata in modo tale da mettere l’Amministrazione in condizione di comprendere la portata e il contenuto della domanda. Nella specie, l’istanza individuava con precisione gli immobili, i dati catastali e i fascicoli richiesti, ponendo gli uffici in condizione di esperire le ricerche.

Il Collegio qualifica il comportamento dell’Amministrazione come intrinsecamente contraddittorio: la Direzione Edilizia Privata, pur dichiarando di non riscontrare giacenze, aveva constatato l’esistenza della documentazione presso il Municipio, trasmettendo l’istanza. La successiva deduzione di genericità dell’istanza appeare difficilmente conciliabile con l’attività istruttoria dichiaratamente svolta. Inoltre, la nota del 22 aprile reiterava la pretesa di conoscenza del numero di protocollo, imponendo un onere privo di fondamento normativo, mentre sollecitava la produzione di dati già acquisiti.

Alla luce di tali elementi, il ricorso e i motivi aggiunti sono accolti: è accertato il diritto degli istanti a un completo riscontro e l’obbligo di Roma Capitale di svolgere un’effettiva e diligente attività istruttoria. In caso di esito negativo, l’Amministrazione dovrà rendere una formale attestazione, entro il termine perentorio di trenta giorni. Viene invece disattesa, allo stato, la nomina del Commissario ad acta.