Accesso al verbale di conciliazione ADR: escluso per atto negoziale tra privati (TAR Lazio n. 13141 del 17.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il verbale di conciliazione redatto nell’ambito di un organismo di risoluzione alternativa delle controversie costituisce una scrittura privata avente natura di atto negoziale tra le parti, non qualificabile come documento amministrativo ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), l. n. 241/1990. Ne consegue l’esclusione del diritto di accesso documentale, non ricorrendo il presupposto oggettivo della detenzione del documento da parte di una pubblica amministrazione e della sua riferibilità ad attività di pubblico interesse. La domanda di accesso difensivo richiede, inoltre, la dimostrazione del nesso concreto, diretto e attuale di strumentalità necessaria tra i documenti richiesti e la tutela di una specifica situazione giuridica, non essendo sufficiente una genericamente enunciata esigenza difensiva. La trasmissione degli atti in formato .msg tramite posta elettronica certificata, avvenuta in sede extraprocessuale, è idonea a soddisfare l’istanza di accesso, salva la prova della loro illeggibilità.

Il Fatto

La ricorrente impugnava la risposta di diniego opposta alla propria istanza di accesso, volta a ottenere copia di tutti gli atti relativi alla procedura di conciliazione svoltasi dinanzi all’organismo ADR della società resistente. L’istanza era motivata dall’esigenza di tutelare i propri diritti e interessi, a fronte del contenzioso successivamente definito con sentenza civile passata in giudicato. La società, costituitasi in giudizio, eccepiva l’infondatezza della domanda, avendo già trasmesso alla ricorrente, via PEC per due volte, gli atti richiesti.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha rilevato che la domanda di accesso non riguardava un “documento amministrativo” ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), l. n. 241/1990, ma un verbale di conciliazione con i relativi allegati. Tale atto, secondo la richiamata giurisprudenza, consiste in una scrittura privata di natura negoziale, espressione dell’incontro delle volontà delle parti private, e come tale non è riconducibile all’esercizio di funzioni pubbliche o di pubblici servizi.

La Corte ha inoltre rilevato l’assenza dei presupposti dell’accesso difensivo, non avendo la ricorrente allegato e provato le proprie necessità difensive, atteso il già intervenuto esaurimento del contenzioso a seguito della mancata conciliazione. Sotto tale profilo, ha richiamato il principio per cui deve sussistere un nesso concreto, diretto e attuale di strumentalità necessaria tra i documenti richiesti e una situazione giuridica individuata.

Il Collegio ha infine ritenuto che gli atti fossero stati legittimamente ostesi alla ricorrente, avendone documentato la doppia trasmissione via PEC, senza che fosse stata fornita prova della loro illeggibilità. Ha escluso ogni rilevanza all’asserita inammissibilità del formato utilizzato, trattandosi di trasmissione effettuata in sede extraprocessuale, precisando comunque che il formato .msg è ammesso dall’art. 12 delle specifiche tecniche allegate alle regole tecnico-operative del processo amministrativo telematico, approvate con decreto del Presidente del Consiglio di Stato del 28 luglio 2021. Il ricorso è stato conseguentemente respinto, con condanna alle spese.