Accesso agli atti sullo stato della conversione del permesso di soggiorno (TAR Toscana n. 1955 del 16.10.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’istanza di accesso ai documenti amministrativi si intende validamente ricevuta quando è inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata che l’amministrazione rende pubblico, anche se indicato per la sola richiesta di informazioni. In tal caso, ed ancor più quando la richiesta pervenga a un ufficio incompetente della stessa amministrazione, grava sulla P.A. l’onere di trasmetterla immediatamente all’articolazione competente, senza che il cittadino sia tenuto a riproporla. Ai fini dell’accesso documentale, la dichiarazione dell’amministrazione di inesistenza dei documenti richiesti vale come attestazione vincolante per il giudice amministrativo e determina la cessazione della materia del contendere sul relativo capo di domanda.

Il Fatto

Il ricorrente, cittadino straniero titolare di un permesso di soggiorno per protezione speciale rilasciato dalla Questura, aveva presentato domanda di conversione in permesso per motivi di lavoro. Trasferitosi in altra Regione, chiedeva per pec al proprio legale che la pratica fosse trasmessa alla Questura del nuovo luogo di residenza. La Questura destinataria rispondeva di non aver ricevuto alcuna comunicazione; il successivo sollecito alla Questura originaria restava senza riscontro.

Il ricorrente presentava quindi, a mezzo pec del legale, istanza di accesso ai sensi degli artt. 22 e ss. L. n. 241/1990 per ottenere tutta la documentazione relativa alla pratica di conversione e al trasferimento della stessa. L’amministrazione rimaneva inerte, formandosi il silenzio-rigetto ai sensi dell’art. 25, comma 4, L. n. 241/1990. Il ricorrente chiedeva l’accertamento del diritto di accesso e la condanna all’ostensione.

La Motivazione della Corte

La difesa erariale eccepiva di non aver mai ricevuto né l’istanza di trasferimento né quella di accesso. Il Collegio rileva invece che la documentazione prodotta dimostra la trasmissione dell’istanza all’indirizzo pec indicato nel sito della Polizia di Stato, con ricevute di accettazione e consegna. Tale recapito è riferibile all’ufficio fiorentino, come emerge dalla schermata del sito non contestata.

Irrilevante è che quel recapito fosse indicato per le sole informazioni. Il Tribunale richiama il principio di diritto secondo cui, quand’anche esistesse un indirizzo dedicato alle istanze di accesso, sarebbe onere della P.A. trasmetterle all’articolazione interna competente. La regola generale — espressa dall’art. 6, comma 2, d.P.R. n. 184/2006 e già dall’art. 4, comma 3, d.P.R. n. 352/1992 — impone la trasmissione immediata all’ufficio competente con comunicazione all’interessato, e vale a maggior ragione per l’ufficio incompetente della stessa amministrazione.

Il Collegio richiama Cons. Stato sez. V n. 207 del 2001 e la giurisprudenza successiva (TAR Puglia n. 1347 del 2025, TAR Calabria n. 70 del 2026, TAR Lazio n. 21 del 2025): il cittadino non è tenuto a conoscere il riparto interno di competenze, e l’invio a ufficio diverso può giustificare solo un breve ritardo, mai l’onere di riproposizione dell’istanza.

Nel merito, sussiste il diritto di accesso: il ricorrente ha interesse diretto, concreto e attuale a conoscere lo stato della propria istanza di conversione, cristallizzato nei documenti in possesso dell’amministrazione, senza cause di esclusione ex art. 24 L. n. 241/1990. Il ricorso è pertanto accolto quanto agli atti del procedimento di conversione, con termine di trenta giorni per l’ostensione.

Quanto alla documentazione sul trasferimento, la Questura ha attestato che nessun adempimento è stato svolto. A fronte di tale dichiarazione di inesistenza, il giudizio è definito con sentenza dichiarativa della cessazione della materia del contendere, secondo l’orientamento richiamato (TAR Lazio n. 19365 del 2025 e n. 11622 del 2025). Le spese seguono la soccombenza e sono poste a carico, in solido, delle amministrazioni resistenti.