Accesso agli atti solo per documenti esistenti, non per attività fattuale (TAR Calabria n. 260 del 10.02.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), legge n. 241/1990, presuppone l’esistenza e la detenzione stabile, da parte dell’amministrazione destinataria, di un documento amministrativo già formato al momento della richiesta. L’amministrazione non è tenuta a formare il documento né a svolgere attività diversa dal mero recupero e dalla riproduzione. È pertanto inammissibile l’istanza che, per come formulata, sia diretta ad assumere informazioni o a sollecitare un’attività fattuale, salvo che il richiedente offra almeno una minima allegazione dell’esistenza dei documenti richiesti. In difetto dei presupposti dell’accesso non sussistono neanche le condizioni per riqualificare il ricorso come impugnazione del silenzio ex art. 117 c.p.a., quando le istanze mirino a stimolare un’attività fattuale e non procedimentale.

Il Fatto

I ricorrenti, esercenti la responsabilità genitoriale su un minore, hanno inviato all’istituto scolastico due istanze di accesso agli atti. Con la prima chiedevano di conoscere quali iniziative il dirigente scolastico avesse adottato a fronte di episodi di aggressione subiti dal minore e se questi potesse tornare a scuola in sicurezza. Con la seconda, presentata “ad integrazione del primo accesso”, domandavano se gli episodi fossero stati riportati sul registro elettronico, di raccogliere dichiarazioni dei docenti, di specificare i fatti addebitati, di comunicare le sanzioni adottate e le disposizioni impartite, estendendo l’accesso a tali punti.

Non ricevendo riscontro, i ricorrenti hanno proposto ricorso per l’accertamento dell’illegittimità del silenzio e dell’obbligo di provvedere. Le amministrazioni intimate non si sono costituite. Dopo la rinnovazione della notifica, disposta con ordinanza, e la conferma dell’interesse alla decisione, la causa è stata trattenuta in decisione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla nozione di documento amministrativo fissata dall’art. 22, comma 1, lett. d), legge n. 241/1990, che ricomprende ogni rappresentazione del contenuto di atti, anche interni, detenuti dalla pubblica amministrazione. Richiama poi l’art. 22, comma 4, secondo cui non sono accessibili le informazioni che non abbiano forma di documento amministrativo, e l’art. 25, comma 2, che impone di rivolgere l’istanza all’amministrazione che ha formato o detiene stabilmente il documento.

Da questa disciplina il TAR ricava il principio consolidato della giurisprudenza amministrativa: oggetto dell’accesso è il diritto a ricevere copia di un atto già formato, esistente e detenuto al momento della richiesta. L’amministrazione non è tenuta a formarlo né a porre in essere attività ulteriori rispetto al recupero in archivio, alla riproduzione o all’esibizione.

Applicando tali coordinate al caso concreto, il Collegio rileva che le istanze non hanno ad oggetto documenti amministrativi. La prima è genericamente volta a conoscere le “iniziative” del dirigente, senza riferimento ad alcun documento specifico. La seconda mira ad assumere informazioni — se determinati fatti siano avvenuti — o a sollecitare l’adozione di condotte, come la raccolta di dichiarazioni dei docenti.

Non vale a mutare l’esito il riferimento a “disposizioni” o “sanzioni”: rispetto a esse è necessaria almeno una minima allegazione dell’esistenza dei relativi documenti. L’istanza, per come formulata, non dà conto della loro effettiva esistenza e assume natura compulsativa di un’attività fattuale, non di esibizione di specifica documentazione.

Il TAR esclude infine la possibilità di riqualificare il ricorso come impugnazione del silenzio ex art. 117 c.p.a., poiché le istanze sono dirette a stimolare un’attività fattuale e non procedimentale. Il ricorso è respinto siccome infondato, con compensazione delle spese in ragione della mancata costituzione delle amministrazioni.