Accesso agli atti e dichiarazione di indisponibilità del documento (TAR Lazio n. 1142 del 20.01.2026)

Principi di diritto (Massima)
Allorquando l’Amministrazione dichiara di non detenere il documento richiesto, assumendosi la responsabilità della veridicità della propria affermazione, l’interesse dell’istante è soddisfatto, sia pure in forma negativa. In presenza di una dichiarazione espressa di inesistenza dell’atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, poiché il provvedimento di esibizione risulterebbe inutiliter data per difetto del suo oggetto. Il dato di fatto dell’indisponibilità del documento rende irrilevanti le deduzioni circa l’eventuale obbligo di conservazione documentale in capo all’Amministrazione. La mera indicazione all’istante di rivolgersi ad altre autorità, titolari del documento, non contraddice l’indisponibilità dichiarata dalla Sede diplomatica.

Il Fatto

Il ricorrente ha chiesto al Consolato Generale d’Italia per Scozia e Irlanda del Nord l’ostensione di una serie di documenti, tra cui l’email di notifica ufficiale inviata dalle Autorità scozzesi in occasione del suo arresto, avvenuto il 2 novembre 2023. La Sede diplomatica ha opposto un diniego parziale il 12 giugno 2025. Avverso tale diniego il ricorrente ha proposto ricorso amministrativo ai sensi dell’art. 25, comma 4, della legge n. 241/1990, che la Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi ha respinto con provvedimento del 15 settembre 2025.

Il ricorrente ha quindi impugnato il provvedimento della Commissione davanti al TAR Lazio, chiedendone l’annullamento. L’Amministrazione resistente si è costituita, chiedendo il rigetto del ricorso e depositando una relazione consolare del 17 luglio 2025.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale affronta la questione dell’accesso documentale in relazione a un documento che l’Amministrazione dichiara di non essere più in grado di reperire. Nella relazione depositata, la Sede diplomatica ha spiegato che l’email di notifica dell’arresto non è più reperibile sul server consolare, per il lungo tempo trascorso e la capienza della casella destinataria, e che anche le ricerche svolte dal servizio informatico ministeriale e la richiesta di copia alla polizia scozzese non hanno dato esito.

Su queste premesse, il Collegio osserva che l’Amministrazione ha rilasciato, sotto la propria responsabilità, una dichiarazione di indisponibilità, della cui genuinità non vi è motivo di dubitare, esplicitando le concrete ragioni del mancato reperimento e le ricerche effettuate. Ne deriva che l’interesse del ricorrente è stato comunque soddisfatto, sia pure in forma negativa.

Il Tribunale richiama la giurisprudenza amministrativa secondo cui, di fronte a una dichiarazione espressa dell’Amministrazione circa l’inesistenza di un determinato atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, richiamando in particolare TAR Napoli, sez. VI, 3 giugno 2024, n. 3536. Un ordine di esibizione rischierebbe una statuizione impossibile da eseguire per mancanza del suo oggetto, configurandosi come inutiliter data.

Quanto alle deduzioni del ricorrente sull’eventuale obbligo di conservazione documentale in capo alla Sede diplomatica, il Collegio le ritiene irrilevanti, poiché il dato di fatto dell’indisponibilità del documento prevale su ogni valutazione in astratto sull’obbligo di conservazione. La precisazione contenuta nella memoria amministrativa del 28 novembre 2025, circa la possibilità per il ricorrente di rivolgersi direttamente alle autorità di polizia scozzesi, non contraddice l’indisponibilità del documento presso la Sede diplomatica e giustifica al più una richiesta dell’interessato a dette autorità, sulle quali il giudice amministrativo non ha giurisdizione.

Il ricorso è pertanto respinto nel merito. Le spese del giudizio, considerate le peculiarità della fattispecie, sono compensate.