Accesso agli atti: obbligo di ostensione effettiva e non formale (TAR Sicilia n. 1990 del 09.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti deve essere soddisfatto in modo effettivo e non meramente formale. L’amministrazione non può limitarsi a opporre la mancata detenzione del documento richiesto senza verificare, ove ciò sia agevolmente possibile, la sua esistenza presso le altre articolazioni amministrative coinvolte nel medesimo procedimento. Ove l’amministrazione deduca l’inesistenza degli atti richiesti, è tenuta a darne formale attestazione all’esito di adeguate verifiche. Ai fini dell’esercizio del diritto di accesso non è necessaria l’indicazione puntuale dei singoli documenti, essendo sufficiente che l’istanza consenta l’individuazione del procedimento amministrativo cui gli atti si riferiscono; le indicazioni fornite in sede di ricorso valgono come mera specificazione dell’originaria istanza.

Il Fatto

La ricorrente, aspirante alla continuità didattica quale docente di sostegno a tempo determinato presso un istituto scolastico, non è stata confermata per l’anno scolastico 2025/2026, a fronte della conferma di altri tre docenti. Essa ha quindi presentato due distinte istanze di accesso agli atti: la prima all’Ufficio scolastico territoriale competente, per conoscere le ragioni della mancata conferma e la documentazione relativa alle nomine; la seconda al Dirigente scolastico dell’istituto, per accedere agli atti del procedimento di conferma della continuità didattica.

L’Ufficio territoriale ha consentito l’accesso solo ad alcuni documenti, mentre il Dirigente scolastico ha respinto l’istanza sul rilievo che gli atti richiesti rientrerebbero nella competenza dell’Ufficio territoriale. La ricorrente ha impugnato entrambe le note, chiedendo l’accertamento del diritto a prendere visione ed estrarre copia di tutta la documentazione del procedimento, ai sensi degli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990.

La Motivazione della Corte

Il Collegio esamina separatamente le due istanze. Quanto a quella rivolta all’Ufficio territoriale, osserva che i chiarimenti forniti in giudizio in ordine alla posizione di una docente controinteressata non esauriscono l’oggetto dell’istanza ostensiva, che resta riferita alla documentazione relativa all’intero procedimento: l’amministrazione è pertanto tenuta a consentirne l’accesso ove residuino ulteriori documenti, o a rendere formale attestazione della loro inesistenza.

Sulla richiesta di provvedimenti e note interne relative alla mancata conferma della ricorrente, il Collegio rileva che l’amministrazione ha chiarito l’inesistenza di tali atti, rappresentando che la mancata conferma non deriva da uno specifico provvedimento negativo, ma è esito automatico dell’applicazione dei criteri di graduazione previsti dalla normativa di settore, in presenza di posti disponibili inferiori ai docenti aventi titolo. Pur richiamando l’orientamento secondo cui l’amministrazione che deduce l’inesistenza degli atti è tenuta a darne formale attestazione, il Collegio ritiene che le puntuali indicazioni fornite sulle modalità della procedura, connotata da meccanismi automatizzati, valgano a chiarire in modo completo la ragione della non ostensione, evidenziando la sostanziale inesistenza dei documenti.

Quanto agli atti relativi alla continuità didattica di un alunno, la difesa erariale ha sostenuto che l’Ufficio territoriale non avrebbe acquisito alcuna documentazione, trattandosi di fase rimessa alla competenza del dirigente scolastico. Il rilievo non è decisivo: secondo un principio di ordine generale, il diritto di accesso deve essere soddisfatto in modo effettivo e non meramente formale, non potendo l’amministrazione opporre la mancata detenzione del documento senza verificarne l’esistenza presso le altre articolazioni coinvolte nel medesimo procedimento.

Sull’istanza rivolta all’istituto scolastico, il Collegio respinge l’eccezione di genericità dell’istanza: non è necessaria l’indicazione puntuale dei singoli documenti, essendo sufficiente l’individuazione del procedimento cui gli atti si riferiscono; le ulteriori indicazioni contenute nel ricorso costituiscono mera specificazione dell’istanza originaria. Nel merito, l’amministrazione scolastica ha limitato l’ostensione alle sole domande informatizzate dei docenti confermati, omettendo di consentire l’accesso agli atti dell’intero procedimento, laddove esistenti, o di articolare espressa risposta sulla loro inesistenza. Il ricorso è invece respinto quanto agli atti relativi alle assegnazioni provvisorie, atteso che l’interesse conoscitivo deve ritenersi soddisfatto dalla già avvenuta pubblicazione degli atti sui canali istituzionali, non essendo stata allegata alcuna specifica ragione idonea a giustificare un’ulteriore attività ostensiva. Le spese processuali sono compensate in ragione del parziale accoglimento del gravame.