Silenzio sull’accesso agli atti e ricerche non attestate presso gli uffici (TAR Calabria n. 89 del 06.02.2026)

Principi di diritto (Massima)
In tema di accesso agli atti ai sensi degli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990, l’amministrazione non può opporre al cittadino istante la mera assenza del documento presso un singolo settore o ufficio senza aver prima attestato l’esito delle ricerche svolte presso tutti gli uffici competenti, a tal fine compulsati. La nota che si limiti a dichiarare che un determinato settore non detiene l’atto, senza escludere che l’ente ne sia comunque in possesso, non integra un diniego legittimo e non è idonea a fondare una eccezione di carenza di interesse. Il soggetto che sia parte negoziale dell’atto richiesto è titolare di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento, con conseguente diritto alla relativa esibizione.

Il Fatto

La ricorrente, nella qualità di erede del padre e già amministratrice di sostegno dello stesso, aveva presentato al Comune una istanza di accesso agli atti per ottenere copia dell’atto di cessione gratuita in favore dell’ente di un bene immobile di valore storico, sottoscritto presso la casa comunale nel novembre 2020 da un consigliere comunale in rappresentanza dell’amministrazione, oltre che dalla stessa ricorrente e dai suoi familiari in qualità di proprietari. La ricorrente rappresentava di disporre solo di una copia non sottoscritta e di non aver mai ricevuto l’originale né una copia completa delle firme di tutte le parti.

L’istanza, trasmessa a mezzo pec, era rimasta priva di riscontro utile: il Comune aveva inviato due note, con le quali un settore chiedeva ad altri uffici di verificare la disponibilità del documento nei propri archivi, senza poi dar conto degli esiti, e la segreteria generale dichiarava di non detenere alcun atto pubblico amministrativo a firma del segretario generale relativo alla cessione. Da qui il ricorso per l’annullamento del provvedimento tacito di rigetto e delle note di riscontro, nonché per l’accertamento del diritto di accesso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio affronta in via preliminare l’eccezione di tardività della memoria di costituzione del Comune, osservando che il termine per la costituzione in giudizio non ha natura perentoria ma ordinatoria, secondo il richiamo a Cons. Stato, sez. IV, n. 9789/2024. L’eccezione di inammissibilità del ricorso per carenza di interesse, sollevata dalla difesa comunale, è stata comunque reiterata in udienza e, in ogni caso, è rilevabile d’ufficio.

Nel merito, il Tribunale ritiene corretta la qualificazione della nota del dirigente di settore come meramente soprassessoria: con essa l’amministrazione si è limitata a chiedere ad altri uffici di verificare la disponibilità del documento nei propri archivi, senza poi dare conto degli esiti delle ricerche. Analogamente, la nota della segreteria generale comunica che quel settore non detiene un atto a firma del segretario generale, ma non esclude che l’ente sia in possesso del documento richiesto.

Il punto centrale è che il Comune non ha mai attestato l’eventuale inesistenza della documentazione presso i propri atti, né ha dato conto delle ricerche eseguite e delle risposte degli uffici compulsati. Non risulta, inoltre, che sia stata rivolta alcuna richiesta al consiglio comunale o al consigliere che, secondo la prospettazione non smentita, avrebbe sottoscritto l’atto quale rappresentante dell’amministrazione e delegato dal sindaco.

Il Collegio sottolinea il possibile equivoco in cui è incorsa l’amministrazione: la ricorrente non aveva chiesto l’atto pubblico amministrativo a firma del segretario generale, eventualmente rogato ai sensi dell’art. 97 TUEL, ma il provvedimento di cessione sottoscritto dalle parti private e dal consigliere in rappresentanza dell’ente. In tal modo il Comune ha finito con l’attestare di non detenere un documento persino diverso da quello richiesto.

Ne discende l’infondatezza dell’eccezione di inammissibilità. Non è opponibile al cittadino istante la circostanza, meramente contingente, della assenza del documento presso l’amministrazione o presso uno specifico settore, senza che sia dato conto dell’esito delle ricerche presso tutti gli uffici competenti. Poiché non è stato neppure contestato che la ricorrente, quale parte negoziale dell’atto di cessione, sia titolare di un interesse qualificato e del diritto di ottenere copia, il ricorso è accolto con annullamento della nota impugnata e ordine di esibizione entro trenta giorni, con condanna alle spese.