Accesso difensivo: sufficiente l’utilità potenziale dei documenti (TAR Lombardia n. 1001 del 05.11.2025)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo, il richiedente non è tenuto a esporre in dettaglio la futura strategia processuale. È sufficiente che dalla motivazione dell’istanza si comprenda in modo non equivoco la potenziale utilità dei documenti per la tutela della propria posizione giuridica. Il soggetto detentore non può aggravare l’onere di motivazione oltre tale soglia, né estendere la propria delibazione fino a stabilire se gli atti siano effettivamente decisivi a sostegno della tesi dell’istante. La sussistenza del nesso di strumentalità va valutata con riferimento alla situazione sostanziale che l’istante intende tutelare.

Il Fatto

Il ricorrente, già dipendente di una struttura pubblica e poi Direttore Amministrativo della stessa, è destinatario di una sanzione disciplinare del rimprovero scritto, irrogata all’esito di un procedimento avviato dal competente Ministero. Le contestazioni riguardano presunti profili di negligenza nella gestione di incarichi e pagamenti in favore di terzi per prestazioni professionali e piccole manutenzioni.

Per approntare la propria difesa, il ricorrente presenta istanza di accesso agli atti, chiedendo l’ostensione di un file archivistico relativo alla partecipazione alle commissioni d’esame e dei contratti sottoscritti con un prestatore per manutenzioni negli anni 2021-2023. L’Amministrazione rigetta l’istanza per difetto di dimostrazione del nesso di strumentalità tra esigenza difensiva e documentazione richiesta. Il ricorrente propone ricorso ex art. 116 c.p.a. avverso il diniego.

La Motivazione della Corte

Il TAR accoglie il ricorso, esaminando congiuntamente i due motivi di censura, incentrati sulla violazione degli artt. 22 e seguenti della legge n. 241/1990 e dei principi di buona fede e correttezza. Entrambi attengono alla medesima questione: la verifica del nesso di strumentalità richiesto per l’accesso difensivo.

Il Collegio ricorda che l’ostensione a scopo difensivo non si soddisfa con un generico riferimento a esigenze processuali. Occorre un rigoroso e motivato vaglio sulla strumentalità necessaria tra documentazione richiesta e situazione finale che l’istante intende curare. Tuttavia, tale vaglio non può tradursi in un onere probatorio sproporzionato a carico del richiedente.

Nel caso concreto, gli elementi dedotti dimostrano la strumentalità degli atti rispetto all’obiettivo di smentire le incolpazioni disciplinari. Emerge una evidente connessione tra i documenti richiesti e la posizione soggettiva del ricorrente, chiamato a salvaguardare la propria storia professionale. L’istanza assume dunque la consistenza di accesso difensivo, avendo ad oggetto documenti la cui conoscenza è necessaria per difendere i propri interessi giuridici.

Il passaggio centrale riguarda l’onere motivazionale. Il richiedente non deve esporre in dettaglio la strategia difensiva futura: è sufficiente che dalla motivazione, normalmente non predisposta da una difesa tecnica, si comprenda in modo non equivoco la potenziale utilità dei documenti. Il soggetto detentore non può aggravare questo onere, né spingersi a valutare se gli atti siano decisivi in un eventuale giudizio. Si tratta di un accertamento che esorbita dai poteri dell’Amministrazione.

Ne consegue che, pur a fronte di un’istanza non chiaramente motivata in sede amministrativa — il ricorrente non aveva collegato gli atti alle specifiche incolpazioni — sussistono i presupposti per l’esercizio del diritto di accesso. Il ricorso è accolto, con annullamento del diniego e riconoscimento del diritto all’ostensione. L’Amministrazione è condannata all’esibizione ai sensi dell’art. 116, comma 4, cod. proc. amm., entro trenta giorni. Le spese sono compensate per le peculiarità della vicenda.