Accesso documentale subordinato alla disponibilità materiale dell’atto (TAR Veneto n. 800 del 14.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso documentale trova un limite materiale e giuridico nella disponibilità del documento da parte dell’Amministrazione. La possibilità di acquisire l’atto postula la sua materiale detenzione da parte del soggetto destinatario dell’istanza. La prova dell’esistenza e della disponibilità del documento grava sulla parte che invoca il diritto e può essere fornita anche per presunzioni o indizi, ma non tramite mere supposizioni. In assenza di tale prova, il giudice non può ingiungere l’ostensione di un documento la cui esistenza è negata dall’Amministrazione, perché l’ordine sarebbe per definizione insuscettibile di esecuzione. L’istanza di accesso non può inoltre comportare un’attività di elaborazione o formazione ex novo di dati da parte dell’Amministrazione.

Il Fatto

Con ricorso notificato il 21/12/2025 il ricorrente ha chiesto l’ottemperanza della sentenza di questo TAR n. 730/2025, passata in cosa giudicata, con cui era stato ordinato all’Amministrazione di consentire l’accesso ai documenti indicati in parte motiva, ove esistenti, entro sessanta giorni dalla comunicazione o notificazione.

L’Amministrazione resistente, costituitasi, ha rappresentato di aver richiesto la collaborazione del ricorrente, invitandolo a concordare un appuntamento e a produrre i modelli CUD degli anni 1999, 2000 e 2001 nella sua disponibilità. Constatato il mancato riscontro, ha ritrasmesso tutti i documenti in suo possesso, pari a 266 documenti per 709 pagine. Il ricorrente ha contestato il contenuto di alcuni documenti e l’omessa ostensione di una nota retributiva.

La Motivazione della Corte

Il giudice ha circoscritto l’oggetto del giudizio di ottemperanza al solo diritto di accesso documentale. Le contestazioni del ricorrente, focalizzate sul contenuto di alcuni documenti, non attengono all’accesso ma a profili inerenti al rapporto di lavoro e, segnatamente, a profili retributivi, sottratti ai confini oggettivi del rito. Su tali profili il giudice non può pronunciarsi.

Quanto alla nota richiesta, il giudice ha rilevato che l’Amministrazione ne ha negato la disponibilità, non essendo nella sua materiale detenzione il documento con il contenuto indicato dal ricorrente. Tale negazione impedisce al giudice di riscontrare positivamente la domanda, tanto meno ordinando la formazione ex novo di un documento la cui esistenza è contestata.

Sul piano dei principi, il Collegio ha richiamato l’orientamento secondo cui il diritto di accesso trova un limite materiale e giuridico nella disponibilità che l’Amministrazione abbia della documentazione di cui si chiede l’ostensione (Cons. Stato, sez. III, n. 6037 del 2025). La prova dell’esistenza e della disponibilità del documento grava sulla parte che intende far valere il diritto e può essere offerta anche in via presuntiva o indiziaria, ma non tramite mere supposizioni.

Il giudice ha inoltre richiamato il principio per cui l’istanza di accesso deve riferirsi a documenti già esistenti e determinati, senza comportare un’attività di elaborazione di dati estranea all’istituto, salva la diversa tutela avverso il silenzio (TAR Puglia, Bari, sez. I, n. 960 del 2025). Ove l’Amministrazione dichiari di non detenere il documento, non vi sono margini per ordinare l’accesso, altrimenti rischiandosi una statuizione impossibile da eseguire e quindi inutiliter data (TAR Lazio, Roma, sez. IV, n. 11622 del 2025).

Infine, il Collegio ha richiamato il dovere di collaborazione e buona fede di cui all’art. 1, comma 2-bis, l. n. 241/1990 e il dovere di cooperazione per la ragionevole durata del processo di cui all’art. 2, comma 2, cod. proc. amm., cui devono improntarsi le condotte di Amministrazione e amministrati. Il ricorso è stato respinto, con condanna del ricorrente alle spese di giudizio.