Le registrazioni delle sedute collegiali non sono accessibili se ancillari al verbale (Cons. Stato n. 4196 del 25.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’ampia accezione di documento amministrativo accolta dall’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990 non comporta l’automatica ostensibilità delle registrazioni audio delle sedute degli organi collegiali. Quando una disposizione di (auto)regolamentazione dell’organo assegna alla registrazione una funzione meramente ancillare rispetto alla redazione del verbale, prevedendone la cancellazione dopo l’approvazione, il perimetro dell’accesso va tracciato sulla concreta funzione attribuita a quello strumento. La registrazione di una seduta collegiale non è, in tal caso, documento autonomo e separato rispetto al verbale, ma supporto servente alla verbalizzazione e alla verifica della sua fedeltà. Ove i verbali siano stati esibiti al richiedente, resta garantito il diritto di difesa.

Il Fatto

Un procedimento ispettivo avviato da un ente nei confronti di altro soggetto ha determinato una serie di istanze di accesso agli atti, inizialmente accolte solo in parte e differite in pendenza dell’ispezione. Concluso il procedimento, l’amministrazione ha trasmesso la documentazione residua, confermando però il diniego di accesso alle registrazioni delle sedute consiliari del 24 luglio e dell’8 agosto 2024, con motivazione più articolata.

Il TAR Lazio, sezione staccata di Latina, n. 688/2025, ha accolto i motivi aggiunti, riconoscendo il diritto all’ostensione delle registrazioni e della documentazione restante, sulla base della nozione ampia di documento. L’ente ha appellato questa sola parte della decisione, censurando anche l’accertamento sull’insoddisfacimento delle istanze e la condanna alle spese di euro 4.000,00. Il giudice d’appello ha accolto in via cautelare l’istanza dell’appellante, ordinando la conservazione delle registrazioni fino alla decisione di merito.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha anzitutto circoscritto il thema decidendum alla mancata ostensione delle registrazioni, avendo l’appellante chiarito l’inesistenza di ulteriori documenti: le censure sulla completezza dell’ostensione sono pertanto improcedibili per sopravvenuta carenza di interesse.

Nel merito, il Consiglio di Stato non contesta l’ampiezza della nozione di documento, ma nega che da essa discenda automaticamente l’accessibilità delle registrazioni. L’art. 18 del Regolamento dell’organo prevede che la registrazione sia cancellata dopo l’approvazione del verbale: tale onere di immediata eliminazione rivela una funzione meramente ancillare alla redazione del verbale e strumentale alla verifica della sua fedeltà, oltre che alla tutela delle opinioni dei componenti.

La Corte raccorda poi la giurisprudenza richiamata dal TAR con l’orientamento che sottrae all’accesso gli appunti del verbalizzante: Cons. St., sez. V, n. 10430 del 01.12.2023 esclude l’ostensibilità di minute e brogliacci delle sedute collegiali in quanto semplici appunti destinati alla redazione dei documenti veri e propri. Tali principi si applicano, mutatis mutandis, alle registrazioni.

Rileva inoltre l’assenza di una disposizione generale che renda obbligatorie le registrazioni, restando l’iniziativa affidata alla discrezionalità dell’organo. Il perimetro dell’accesso va quindi tracciato sulla specifica funzione assegnata alla registrazione nel singolo caso. Poiché il regolamento non lascia dubbi sul carattere servente della registrazione rispetto al verbale, e poiché i verbali sono stati esibiti consentendo l’esercizio del diritto di difesa, le registrazioni non sono accessibili. L’appello è accolto anche sulla condanna alle spese, stante la novità della questione, con integrale compensazione delle spese del doppio grado.