Spese economali, irregolarità del conto senza addebito all’agente contabile (Corte dei Conti Sez. giur. Molise n. 5 del 19.01.2024)

Principi di diritto (Massima)
La gestione delle spese economali trova giustificazione, nei principi di contabilità pubblica, nell’esigenza di far fronte con immediatezza alle spese necessarie per il funzionamento degli uffici che il ricorso all’ordinario procedimento di spesa renderebbe difficoltoso. Rientrano pertanto in tale gestione esclusivamente le spese connotate da non programmabilità, imprevedibilità e improcrastinabilità. L’economo, al pari di ogni agente contabile, è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in stretta correlazione con gli scopi tassativamente previsti dal regolamento di contabilità o economale, senza alcuna possibilità di distrazione o sviamento dei fondi. Il conto giudiziale che presenti vizi formali — mancato riscontro dell’economo, autorizzazioni mancanti, giustificativi anteriori alle richieste — è dichiarato irregolare. Quando tali vizi non siano causativi di danno patrimoniale per l’ente, non consegue alcun addebito a carico dell’agente contabile, neppure per le spese di giudizio.

Il Fatto

Il giudizio di conto riguarda la gestione della cassa economale dell’Università degli Studi del Molise, Centro UNIMOL Management, per l’esercizio 2019, il cui conto è stato depositato nel maggio 2020. Il magistrato istruttore ha rilevato irregolarità nella compilazione del conto: movimenti non firmati né vistati dall’economo, procedure di spesa impostate su richieste di rimborso di acquisti effettuati autonomamente dai dipendenti e non autorizzate, giustificativi fiscali anteriori alle richieste di autorizzazione.

La contestazione patrimoniale si concentrava su un unico movimento, relativo al rimborso di un biglietto ferroviario per una missione non preventivamente autorizzata né successivamente approvata. L’agente contabile ha rivendicato la legittimità di tutte le spese, deducendo la copertura delle prassi seguite nel Manuale di contabilità e controllo di gestione dell’Ateneo e producendo documentazione sulla missione contestata. Il Pubblico Ministero ha rassegnato conclusioni articolate su tre gradi, chiedendo in via principale un’istruttoria e, in via subordinata, la declaratoria di irregolarità formale del conto.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla ricostruzione della funzione della cassa economale. Tale gestione risponde all’esigenza di consentire all’amministrazione di far fronte immediatamente alle spese necessarie per il funzionamento degli uffici, rispetto alle quali il procedimento ordinario ex artt. 182 e ss. del T.U.E.L. costituirebbe ostacolo al buon andamento. Le spese economali hanno quindi carattere residuale e minimale, in ragione della programmazione che caratterizza gli acquisti ordinari e ne garantisce maggiore efficienza economica.

Da ciò la Corte trae il criterio selettivo: rientrano nella gestione solo le spese connotate da non programmabilità, imprevedibilità e improcrastinabilità, requisiti che impongono una disciplina di maggior rigore. L’economo è responsabile delle somme ricevute in anticipazione e deve dimostrare la regolarità dei pagamenti in correlazione con gli scopi tassativamente previsti dal regolamento, senza possibilità di distrazione o sviamento, restando irrilevante ogni valutazione sull’utilità delle spese per l’ente.

Il Collegio riconosce che la facoltà di utilizzare il fondo anche mediante rimborsi a favore del personale trova copertura nelle linee guida d’Ateneo e nel punto 7.5.1 del Manuale, che annovera i rimborsi tra le erogazioni consentite. Tuttavia la prassi seguita presenta profili innovativi rispetto alla regola della gestione “per cassa” e comporta che i giustificativi siano anteriori alle richieste di autorizzazione, con il vaglio dell’agente contabile posposto al momento della liquidazione. Tale sfasamento cronologico contrasta con i principi contabili di annualità, integrità, universalità e competenza finanziaria, che impongono di riportare tempestivamente gli estremi della spesa nel medesimo esercizio, non essendo ammissibile alcun residuo di gestione.

Restano pertanto fondate le conclusioni del magistrato istruttore sui vizi formali: movimenti non vistati, richieste non autorizzate e, in alcuni casi, iniziativa dello stesso agente contabile nel richiedere l’autorizzazione per spese affrontate in proprio. Quanto ai movimenti privi di descrizione della merce, la Corte non muove contestazioni per la coerenza tra esercizi commerciali e oggetto delle spese e per la coincidenza degli importi.

È invece superata la contestazione sul movimento n. 6: le argomentazioni difensive, sorrette da adeguato riscontro documentale, dimostrano la piena inerenza del titolo di viaggio all’attività istituzionale dell’Ateneo, quale rimborso di missione strumentale alla lezione tenuta dal docente incaricato. Il Collegio dichiara quindi l’irregolarità del conto nei termini esposti, senza alcun addebito per l’agente contabile e senza condanna alle spese di giudizio, in ragione dell’assenza di danno patrimoniale.