Accesso alle fonoregistrazioni delle sedute degli organi collegiali e funzione di trasparenza (Cons. Stato n. 4515 del 05.06.2026)

Principi di diritto (Massima)
Le fonoregistrazioni delle sedute di un organo collegiale costituiscono documento amministrativo ostensibile ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990, nella nozione ampia che comprende ogni strumento idoneo a documentare l’attività amministrativa. In assenza di una norma primaria che imponga la registrazione, la relativa disciplina resta affidata alla discrezionalità dell’organo e alla sua autoregolamentazione. Il perimetro dell’accesso si determina perciò in concreto, avuto riguardo alla funzione che l’organo ha assegnato alla registrazione. Quando la normativa interna le attribuisce una funzione autonoma di trasparenza e tracciabilità, non meramente ancillare alla verbalizzazione, l’avvenuta ostensione del verbale non consuma l’interesse all’accesso alla registrazione. L’accesso è ammissibile anche nel corso di un giudizio, purché la strumentalità rispetto al diritto di difesa sia valutata in concreto e non sia sopravvenuta alcuna preclusione.

Il Fatto

La Federazione nazionale degli ordini dei biologi impugnava la sentenza del TAR Lazio, Sezione quinta-bis, n. 510/2026, nella parte in cui aveva riconosciuto al Presidente di un Ordine regionale il diritto di accedere alla fonoregistrazione del verbale della seduta del Comitato centrale del 1° luglio 2025. La documentazione cartacea era già stata ostesa in risposta a un’istanza di accesso.

Il contenzioso risaliva a un procedimento disciplinare avviato a carico dell’appellato e concluso con la sospensione dall’esercizio della professione per sei mesi, per aver accettato incarichi retribuiti da due società affidatarie di commesse dell’Ordine regionale. L’interessato aveva chiesto copia dei verbali, delle delibere e delle registrazioni delle sedute. Il TAR accoglieva il ricorso limitatamente alle registrazioni, aderendo alla nozione estesa di documento ostensibile.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla nozione ampia di documento amministrativo accolta dall’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990, che ricomprende le registrazioni audio e video quali strumenti diretti a documentare l’attività deliberativa dell’organo collegiale. Richiama poi il diverso orientamento che sottrae all’ostensione le opinioni e le valutazioni dei componenti raccolte in appunti del verbalizzante, in quanto semplici appunti preordinati alla redazione di documenti veri e propri (Cons. St., sez. V, n. 10430 del 2023).

Il Consiglio di Stato constata l’assenza di una disposizione generale che renda obbligatorie le registrazioni delle sedute. Tale iniziativa resta affidata alla discrezionalità dell’organo, che può esercitarla occasionalmente o attraverso una autoregolamentazione. Ferma l’ampiezza dell’accezione di documento, alle disposizioni interne va riconosciuto un peso specifico: il perimetro dell’accessibilità si traccia in relazione alla fattispecie concreta e alla funzione assegnata alla registrazione (sentenza di questa Sezione n. 4196 del 2026).

Applicando tali coordinate, il Collegio rileva che l’art. 7 del Regolamento delle riunioni in modalità telematica della Federazione dispone che le riunioni sono registrate “per garantire trasparenza e tracciabilità, nonché per consentire una corretta verbalizzazione”. Il tenore della norma regolamentare non lascia dubbi: la registrazione svolge una funzione autonoma e separata rispetto ai verbali in cui viene trasfusa, non soltanto ancillare alla verbalizzazione. Ne segue l’accessibilità e l’infondatezza della tesi della consumazione dell’interesse fondata sull’avvenuta ostensione del verbale.

Quanto alla pretesa consumazione per l’esercizio già avvenuto del diritto di difesa dinanzi al Comitato centrale e alla CCEPS, la giurisprudenza amministrativa ammette in astratto l’accesso anche a giudizio pendente, salva la valutazione concreta della strumentalità (Cons. St., sez. V, n. 2922 del 2025; n. 10498 del 2023; questa Sezione, n. 4242 del 2024). Il precedente n. 357 del 2026 non è pertinente, perché ivi era incontestata l’impossibilità sopravvenuta di iniziative giudiziali. Nel caso di specie il giudizio disciplinare è tuttora pendente dinanzi alla CCEPS e nessuna preclusione è sopravvenuta. L’appello è respinto, con conferma della sentenza gravata e compensazione delle spese in ragione della non univocità del quadro normativo e giurisprudenziale.