Accesso agli atti e obbligo di esibire il database o dichiararne indisponibilità (Cons. Stato n. 5280 del 01.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’istanza di accesso agli atti non può ritenersi compiutamente evasa quando l’amministrazione, pur riscontrandola, non esibisca il documento richiesto né ne dichiari formalmente l’inesistenza o l’indisponibilità materiale e giuridica. La pretesa ostensiva resta soddisfatta solo se l’amministrazione fornisce il bene della vita richiesto ovvero esplicita le ragioni dell’omessa esibizione. In presenza di un interesse difensivo concreto e attuale, ai sensi dell’art. 22 della L. n. 241/90, il giudice amministrativo accerta l’ammissibilità e la fondatezza della domanda e ordina l’ostensione, o l’attestazione formale dell’indisponibilità, entro un termine assegnato.

Il Fatto

Un dottorando di ricerca, escluso dal corso presso un’Università, impugnava il provvedimento di esclusione davanti ai tribunali amministrativi. Per sostenere le proprie difese chiedeva all’ateneo, con istanza del 3 aprile 2025, l’accesso a due documenti: una comunicazione e-mail tra docenti e il database di dati scientifici che, secondo la prospettazione, gli sarebbe stato messo a disposizione per il progetto di ricerca.

L’Università riscontrava l’istanza il 19 maggio 2025, trasmettendo l’e-mail e un collegamento a una presentazione in formato PowerPoint pubblicata online. Adita ai sensi dell’art. 116 cod. proc. amm., la prima sezione del TAR Umbria dichiarava inammissibile il ricorso, ritenendo la pretesa ostensiva già integralmente soddisfatta. Il dottorando appellava, contestando la declaratoria e la condanna alle spese.

La Motivazione della Corte

Il Consiglio di Stato muove dalla verifica dell’interesse all’accesso. L’appellante deve difendersi nel giudizio di impugnazione dell’esclusione dal dottorato, pendente in appello dopo il rigetto in primo grado, e la documentazione richiesta ha potenziale rilevanza in quella sede. La sussistenza dell’interesse è quindi pacifica ai sensi dell’art. 22 della L. n. 241/90.

Nel merito l’appello è fondato. Il giudice di prime cure aveva fondato la declaratoria di inammissibilità sul presupposto dell’avvenuto soddisfacimento della pretesa. Ma il documento effettivamente esibito — una presentazione in formato PowerPoint con dati aggregati sui pazienti in dialisi — non corrisponde al database di dati scientifici richiesto, descritto come una sequenza di dati numerici grezzi, organizzati in righe e colonne e immagazzinati in un dispositivo di archiviazione.

La Corte valorizza il parere tecnico depositato: il database è un sistema per gestire e memorizzare dati elementari in modalità strutturata; la presentazione in PowerPoint ha invece funzione comunicativa e rappresenta graficamente i dati per renderli comprensibili. Il primo contiene l’informazione, la seconda è il prodotto con cui la si comunica. I due concetti non sono equivalenti né intercambiabili.

Assume rilievo decisivo il comportamento processuale dell’amministrazione. L’ateneo, in propri precedenti atti, aveva rappresentato l’esistenza del database e la sua messa a disposizione per il progetto di ricerca. Tuttavia, anziché esibire il documento o dichiararne l’inesistenza o indisponibilità, si era limitato a indicare artefatti grafici pubblicati online. L’istanza di accesso, conclude la Corte, non può quindi considerarsi evasa: manca la consegna del documento e manca l’indicazione delle ragioni dell’omessa esibizione.

Ne deriva l’ammissibilità e la fondatezza della domanda di primo grado, essendo l’accesso strumentale all’interesse difensivo. In riforma della sentenza impugnata, il Consiglio di Stato ordina all’amministrazione di dare ostensione al database richiesto, oppure di attestarne formalmente l’indisponibilità o l’inesistenza, entro trenta giorni dalla comunicazione o notificazione della sentenza. Le spese del doppio grado sono compensate in ragione della peculiarità della vicenda e della parziale novità delle questioni.