Accesso agli atti di specializzazione: solo i verbali firmati digitalmente sono ostensibili (TAR Emilia-Romagna n. 1059 del 26.09.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti amministrativi, ai sensi dell’art. 22, comma 1, l. n. 241 del 1990, ha ad oggetto esclusivamente documenti amministrativi specifici, già formati ed esistenti presso l’Amministrazione, non potendo veicolare richieste di informazioni né esigere attività di ricerca od elaborazione. Allorché l’Amministrazione dichiari, sotto la propria responsabilità, di non detenere il documento richiesto, l’interesse del ricorrente è soddisfatto in forma negativa e non vi sono margini per ordinarne l’ostensione, pena una statuizione inutiliter data. È invece ostensibile il documento informatico recante la verbalizzazione degli esami di profitto, con firma digitale del Direttore della Scuola e relativa data di apposizione, ove l’Amministrazione ne abbia ammesso l’esistenza in forma dematerializzata.

Il Fatto

Il ricorrente, specializzatosi in Cardiologia con votazione finale di 107/110, lamentava la mancata verbalizzazione dei voti di passaggio d’anno del terzo e quarto anno e la tardiva comunicazione delle valutazioni annuali. Presentava quindi, in data 15 aprile 2025, istanza di accesso agli atti all’Università, articolata in diciannove richieste, comprensive dei verbali delle prove, dei criteri di valutazione, dell’atto di nomina della Commissione e delle schede individuali.

In assenza di riscontro, notificava ricorso ex art. 116 c.p.a. per l’annullamento del diniego tacito e l’accertamento del diritto all’ostensione. Dopo la notifica, l’Amministrazione trasmetteva parte della documentazione, contestata dal ricorrente come parziale e non esaustiva.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla nozione di documento amministrativo e dal principio, richiamato dalla giurisprudenza amministrativa, secondo cui l’accesso deve riferirsi a documenti specifici e già esistenti, non a notizie o informazioni che presuppongano attività di ricerca ed elaborazione. Quando l’Amministrazione dichiari di non detenere l’atto, assumendosene la responsabilità, non residuano margini per ordinarne l’esibizione.

Su tale base il Tribunale esamina analiticamente le diciannove richieste. Per i punti 1, 16 e 17 dichiara la cessazione della materia del contendere, essendo stati ostesi i documenti. Per i punti volti a ottenere criteri di valutazione, motivazioni del ritardo e riferimenti normativi, il ricorso è respinto, trattandosi di mere richieste informative o esplorative, talvolta prive di un documento presupposto esistente.

Quanto ai punti 2, 8, 14, 15, 18 e 19, l’Amministrazione ha confermato, sia pure implicitamente, l’inesistenza di ulteriore documentazione, con conseguente rigetto. Il Collegio sottolinea che tale accertamento non preclude al ricorrente di far valere la mancanza nel merito, potendo la produzione successiva di atti qui dichiarati inesistenti rilevare anche ai fini del riparto delle spese.

Determinante è invece il punto 5: poiché la verbalizzazione degli esami annuali avviene in forma dematerializzata e con firma digitale del Direttore, l’Amministrazione deve ostendere il documento informatico che la integra, con la data di apposizione della firma. In parte qua il ricorso è accolto, con spese compensate stante il solo parziale accoglimento e la particolarità della controversia.