Accesso agli atti tra uffici della stessa amministrazione e soccombenza virtuale (TAR Sicilia n. 2163 del 21.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
La richiesta di accesso agli atti presentata a un’amministrazione, o a un ufficio, diverso da quello competente deve essere immediatamente trasmessa a quest’ultimo, con comunicazione all’interessato, in applicazione dell’art. 6, comma 2, del d.P.R. 12 aprile 2006, n. 184. Tale disposizione esprime un principio di leale collaborazione tra uffici pubblici volto ad assicurare l’effettività del diritto di accesso, evitando che il cittadino subisca le conseguenze della ripartizione interna delle competenze. Il principio opera a fortiori quando non vengono in rilievo amministrazioni diverse, ma uffici della medesima amministrazione: non è giustificabile un rimpallo tra articolazioni amministrative, né l’istante può essere onerato dell’individuazione dell’ufficio tenuto all’ostensione. Ove l’amministrazione abbia omesso la trasmissione e l’accesso sia stato poi soddisfatto nel corso del giudizio, va dichiarata la cessazione della materia del contendere, con regolazione delle spese secondo il criterio della soccombenza virtuale, verificando la fondatezza della domanda al momento della proposizione del ricorso.

Il Fatto

Il ricorrente, dipendente di una Casa di Reclusione, aveva presentato l’11 febbraio 2026 una richiesta di accesso agli atti relativi a un procedimento disciplinare che lo riguardava, nonché al connesso procedimento di revoca dell’incarico di responsabile dell’Ufficio Matricola.

Con nota del 17 febbraio 2026 il Direttore della struttura aveva parzialmente rigettato l’istanza, invitando il ricorrente a rivolgersi al funzionario istruttore del procedimento disciplinare. Il ricorrente ha quindi impugnato la nota davanti al TAR Sicilia, chiedendo l’annullamento del diniego e l’accertamento del proprio diritto di accesso.

La Motivazione della Corte

Nel corso del giudizio la Direzione della Casa di Reclusione ha trasmesso l’istanza al Consiglio Regionale di Disciplina, presso cui era detenuta la documentazione, e quest’ultimo ha riconosciuto al ricorrente e al suo difensore la facoltà di prendere visione degli atti e di estrarne copia. Il Collegio ha pertanto dichiarato la cessazione della materia del contendere, essendo stata integralmente soddisfatta la pretesa ostensiva.

La regolazione delle spese ha imposto di verificare la fondatezza della domanda con riferimento al momento della proposizione del ricorso. Il Tribunale ha richiamato l’art. 6, comma 2, del d.P.R. n. 184/2006, che impone la trasmissione immediata della richiesta all’amministrazione competente, quale espressione del principio di leale collaborazione tra uffici pubblici.

Su tale base il Collegio ha richiamato l’orientamento della giurisprudenza amministrativa secondo cui «non è giustificabile un rimpallo tra le diverse articolazioni amministrative in merito all’accesso alla documentazione», dovendo l’istante rivolgere la richiesta all’amministrazione senza essere onerato dell’individuazione dell’ufficio competente (cfr. T.A.R. Puglia, Bari, Sez. II, 7 febbraio 2013, n. 183).

Tale principio è stato applicato a fortiori nel caso di specie, in cui non venivano in rilievo amministrazioni diverse, ma uffici della medesima amministrazione statale. La Direzione non poteva quindi limitarsi a invitare il ricorrente a rivolgersi altrove, ma avrebbe dovuto provvedere direttamente alla trasmissione interna della richiesta all’ufficio competente, senza addossare al richiedente gli oneri dell’organizzazione interna.

Il Tribunale ha inoltre rilevato che l’istanza aveva carattere di accesso difensivo, essendo finalizzata all’acquisizione della documentazione necessaria per approntare la difesa nel procedimento di revoca dell’incarico e nel connesso procedimento disciplinare. In tale contesto gravava sull’amministrazione un dovere di collaborazione particolarmente intenso, incompatibile con il mero rinvio ad altro ufficio. La successiva trasmissione al Consiglio Regionale di Disciplina ha confermato la fondatezza della pretesa. Le spese sono state pertanto liquidate in favore del ricorrente in misura di euro 1.000,00, oltre oneri e accessori, con distrazione in favore del procuratore antistatario ex art. 93 c.p.c.