Accesso documentale: no a istanze esplorative e a formazione di nuovi atti (TAR Calabria n. 321 del 24.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’istanza di accesso documentale ex artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990 deve avere ad oggetto una specifica documentazione, indicata in modo preciso e circoscritto, e non può riguardare dati e informazioni generiche relative a un complesso non individuato di atti. Non è ammesso l’accesso a informazioni non veicolate da un documento esistente, né l’istanza può imporre all’amministrazione di svolgere attività di elaborazione, verifica o formazione di nuovi atti. A fronte della dichiarazione dell’amministrazione circa l’inesistenza documentale, l’istanza ostensiva va respinta, perché l’obbligo di concreta ostensione incontra il limite della oggettiva possibilità. Il ricorso avverso il silenzio-rifiuto proposto prima della scadenza del termine legale per rispondere è inammissibile.

Il Fatto

La ricorrente, docente titolare di cattedra presso un istituto di istruzione superiore, presentava tre istanze di accesso agli atti: l’8.10.2025, il 12.10.2025 e il 13.10.2025. Chiedeva i criteri di conferimento degli incarichi di gestione dell’orario, i verbali degli organi collegiali, gli atti di costituzione delle classi, la documentazione sul quadro orario e sull’inserimento della disciplina “arabo” nel curriculum. L’istituto, con nota del 14.10.2025, negava l’accesso per la parte ritenuta estranea all’istituto dell’accesso documentale e dichiarava l’inesistenza di taluni atti. Il Difensore Civico regionale, con riscontro del 22.10.2025, confermava la posizione dell’amministrazione. La docente impugnava dinanzi al TAR, dolendosi del diniego e del silenzio serbato sulle successive istanze.

Costituitosi l’istituto, questo eccepiva l’inammissibilità del ricorso per essere stato proposto prima della scadenza dei termini di legge e, comunque, l’avvenuto riscontro delle istanze in data successiva. Nel corso del giudizio la ricorrente precisava che l’oggetto della controversia era circoscritto all’accesso e che gli ulteriori profili erano funzionali a dimostrare la propria legittimazione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha anzitutto perimetrato l’oggetto del giudizio alle sole istanze di accesso, ritenendo superate le eccezioni di difetto di giurisdizione e di infondatezza dei motivi ulteriori. Nel merito, quanto alla prima istanza, il TAR ha confermato la correttezza del diniego. L’istanza di accesso documentale deve riferirsi a specifici documenti e non può assumere carattere meramente esplorativo; l’onere di allegare l’esistenza dei documenti incombe sulla parte che agisce, non potendosi imporre all’amministrazione la prova del fatto negativo.

Per gli atti relativi agli incarichi di gestione dell’orario, l’istituto aveva dichiarato l’inesistenza documentale per non essere mai stati emanati. Il Collegio ha richiamato il consolidato orientamento, anche di Consiglio di Stato, Adunanza Plenaria n. 4/2022, secondo cui a fronte di tale dichiarazione l’istanza ostensiva va respinta, perché l’obbligo di concreta ostensione incontra il limite della oggettiva possibilità. Le contestazioni sulla legittimità dell’operato dell’amministrazione esulano dal perimetro del giudizio di accesso.

Quanto ai restanti punti, la ricorrente non aveva chiesto l’accesso a documentazione già formata, ma lo svolgimento di attività di verifica, riesame, riorganizzazione o resa di chiarimenti. In tema, il TAR ha ricordato che il diritto di accesso non può essere esercitato per promuovere la formazione di nuovi documenti, né per ottenere informazioni non veicolate da atti amministrativi: il comma 4 dell’art. 22 della legge n. 241/1990 limita il diritto alle informazioni che abbiano forma di documento amministrativo.

Sulle istanze del 12 e 13 ottobre, il ricorso è stato dichiarato inammissibile e comunque improcedibile. Il ricorso ex art. 116 c.p.a. presuppone un diniego espresso o l’inutile decorso del termine di legge per provvedere. Nel caso di specie il ricorso era stato notificato il 4.11.2025 e depositato il 7.11.2025, quando i termini per rispondere non erano ancora spirati. Il Collegio ha inoltre rilevato che, avendo l’amministrazione nelle more riscontrato le istanze, la ricorrente avrebbe dovuto impugnare specificamente tale riscontro, pena l’improcedibilità per sopravvenuta carenza di interesse.

Il ricorso è stato pertanto rigettato quanto alla prima istanza e dichiarato inammissibile quanto alle successive, con condanna della ricorrente alle spese processuali.