Accesso escluso senza prova dell’esistenza dei documenti richiesti (Cons. Stato n. 5045 del 24.06.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso, tanto difensivo quanto civico generalizzato, trova un limite materiale e giuridico nella effettiva esistenza e disponibilità, in capo all’Amministrazione, della documentazione di cui si chiede l’ostensione. L’esistenza del documento costituisce fatto costitutivo della pretesa ostensiva e deve essere provata dalla parte che la aziona, anche per presunzioni o in via indiziaria, ma non mediante mere supposizioni. In assenza di tale prova, il giudice non può ingiungere all’Amministrazione di consentire l’accesso, perché l’ordine risulterebbe per definizione insuscettibile di esecuzione. Un’istanza generica e indeterminata, che non individui specifici documenti tradizionali o informatici, costituisce ulteriore argomento contrario all’accoglimento. Il rigetto delle eccezioni processuali del resistente non integra soccombenza reciproca ai fini della regolazione delle spese.

Il Fatto

Il Comune di Latina aveva affidato a una società la fornitura di un servizio di consultazione dell’inventory hardware e software dei server e client, per un corrispettivo di euro 6.087,80, con ordine di fornitura del 18 dicembre 2020. La società ha sostenuto che si trattasse di servizio annuale, utilizzato dall’ente anche dopo il 2021 senza ulteriore pagamento, e ha preteso un compenso aggiuntivo di euro 19.960,00, oggetto di sollecito dell’11 aprile 2025 e contestato dal Comune.

La società ha quindi presentato istanza di accesso documentale e civico agli atti di utilizzo del servizio per gli anni 2022-2025, senza ottenere risposta, e ha impugnato il diniego tacito ai sensi degli artt. 31, 116 e 117 c.p.a. Il TAR Lazio, sezione staccata di Latina, ha ritenuto ammissibile l’istanza ma ha rigettato il ricorso, non esistendo documentazione ulteriore rispetto alla determinazione di affidamento e ai suoi allegati. Contro tale sentenza la società ha proposto appello.

La Motivazione della Corte

Il Consiglio di Stato rigetta l’appello, ritenendo superfluo l’esame dell’eccezione di inammissibilità formulata dall’appellato. I primi tre motivi, esaminati congiuntamente per identità di oggetto, non superano il vaglio perché l’appellante non ha fornito alcuna prova dell’esistenza dei documenti informatici di cui chiede l’ostensione.

La Corte esamina i documenti prodotti. La certificazione della formazione di un dipendente comunale è riconducibile all’originario contratto, mentre la circostanza che l’attività si sia svolta nel 2022 è neutra, posto che il Comune ha allegato il differimento dell’esecuzione per causa della controparte. La seconda comunicazione contiene una mera proposta, priva di riferimento a un rapporto in corso. Nessun argomento di prova deriva dalla condotta dell’ente, che ha sempre negato la prosecuzione del rapporto, l’uso del servizio dopo la durata pattuita e l’esistenza dei documenti richiesti.

La richiesta di accedere al patrimonio informativo digitale — log di sistema, report, basi dati e configurazioni — e di verificare in contraddittorio l’utilizzo del software è giudicata generica e indeterminata, inidonea a individuare specifici documenti da ostendere. Tale genericità si traduce in ulteriore argomento contrario all’accoglimento.

Il Collegio richiama l’orientamento secondo cui il diritto di accesso incontra un limite nella disponibilità della documentazione da parte dell’Amministrazione, la quale, essendo fatto costitutivo della pretesa, deve essere dimostrata dalla parte interessata anche in via indiziaria ma non per mere supposizioni (Cons. Stato, Sez. V, n. 779 del 2026). Il principio opera sia per l’accesso difensivo sia per quello civico avente ad oggetto documenti.

Quanto alle spese, il giudice di primo grado ha applicato la regola della soccombenza, derogabile solo in ipotesi tassative. Il rigetto delle eccezioni del resistente non integra soccombenza reciproca, configurabile solo in presenza di domande contrapposte o di parziale accoglimento di un’unica domanda articolata in più capi (Cass., Sez. U, n. 32061 del 2022). L’appello è rigettato e l’appellante condannata alle spese, liquidate in euro 3.000,00 oltre accessori.