Silenzio sull’accesso e certificazione dell’inesistenza degli atti (TAR Lombardia n. 4417 del 01.10.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il silenzio serbato dall’amministrazione sull’istanza di accesso documentale integra il silenzio-diniego e consente l’azione ex art. 116 c.p.a.. L’amministrazione non può sottrarsi all’ordine del giudice sostenendo l’inesistenza dei documenti con mere difese contenute nella memoria processuale. Solo la stessa amministrazione interessata può certificare l’inesistenza degli atti richiesti, con dichiarazione formale sottoscritta da un dirigente munito dei relativi poteri di rappresentanza. In difetto, il ricorso è fondato e il giudice ordina l’esibizione ovvero il rilascio della certificazione negativa entro un termine perentorio.

Il Fatto

La ricorrente aveva conferito incarico a un’autoscuola di curare, quale intermediario, la pratica di conversione della patente di guida estera presso la Motorizzazione Civile di Milano. Non avendo ricevuto riscontri, ha presentato in data 8 aprile 2026 un’istanza di accesso documentale ex artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990, deducendo un interesse diretto, concreto e attuale a conoscere la documentazione relativa alla propria posizione e a verificare eventuali responsabilità dell’intermediario.

L’amministrazione è rimasta silenziosa oltre il termine di trenta giorni. La ricorrente ha quindi proposto ricorso ex art. 116, comma 1, c.p.a., chiedendo l’accertamento del silenzio-diniego e la condanna all’esibizione e al rilascio di copia degli atti.

La Motivazione della Corte

In via preliminare il Collegio ha esaminato l’eccezione della ricorrente sul deposito documentale della resistente. L’art. 73, comma 1, c.p.a. fissa a quaranta giorni liberi prima dell’udienza il termine per le produzioni, ma nel rito dell’accesso il termine è dimezzato ex art. 87, comma 3, c.p.a. e scende a venti giorni liberi prima della camera di consiglio. Rispetto alla camera di consiglio del 25 settembre 2026, l’ultimo giorno utile coincideva con il 4 settembre 2026.

Poiché il deposito telematico è avvenuto alle ore 16.12 di quel giorno, trova applicazione l’art. 4, comma 4, dell’Allegato 2 al D.Lgs. n. 104/2010: il deposito effettuato oltre le ore 12.00 dell’ultimo giorno consentito si considera eseguito il giorno successivo. Il deposito si è quindi perfezionato il 5 settembre 2026, oltre il termine perentorio, ed è stato espunto dal fascicolo.

Nel merito, il ricorso è stato dichiarato fondato. L’amministrazione non ha risposto all’istanza e solo in sede di memoria ha sostenuto che non si sarebbe radicato alcun procedimento e che la documentazione non esisterebbe. Tale difesa non è stata ritenuta sufficiente. Secondo la giurisprudenza richiamata dal Collegio — T.A.R. Campania Napoli, sez. VI, n. 3124 del 2019, T.A.R. Lombardia, sez. III, n. 2131 del 2019 e T.A.R. Lazio, sez. II bis, n. 2485 del 2022 — solo l’amministrazione interessata può certificare l’inesistenza dei documenti richiesti, non essendo a tal fine sufficiente quanto riportato nelle memorie difensive.

Il Tribunale ha pertanto ordinato all’amministrazione di consegnare copia dei documenti entro trenta giorni dalla comunicazione o notificazione della sentenza, ovvero di inoltrare nello stesso termine una dichiarazione formale, sottoscritta da un dirigente dotato dei relativi poteri di rappresentanza, attestante la non disponibilità degli atti. La peculiarità della fattispecie e l’inerzia evidenziata in sede difensiva hanno giustificato la compensazione delle spese di lite.