Accesso agli atti: prova dell’esistenza dei documenti e necessità di istruttoria (TAR Puglia n. 582 del 15.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso trova un limite materiale e giuridico nella disponibilità che l’Amministrazione abbia della documentazione richiesta; la dimostrazione dell’esistenza e della detenzione dei documenti grava sulla parte istante, che può assolvervi anche tramite presunzioni o indizi, ma non mediante mere supposizioni. In assenza di tale prova, non può essere ingiunto all’Amministrazione di consentire l’ostensione, perché si tratterebbe di un ordine insuscettibile di esecuzione. Il giudice amministrativo, nell’ottica del principio di pienezza ed effettività della tutela di cui all’art. 1 c.p.a., può disporre un’istruttoria per verificare se il procedimento sia stato avviato ed esitato e se i documenti richiesti esistano.

Il Fatto

La società ricorrente, gestore di un’attività commerciale, presentava un’istanza di accesso agli atti al Comune, volta a ottenere copia degli atti relativi a un intervento eseguito dall’Amministrazione a seguito di una propria istanza del 24.07.2023 presso l’attività “La Bottega di Cenzino”. L’Amministrazione non provvedeva sull’istanza, formandosi il silenzio-rigetto, e successivamente rispondeva con una nota in cui precisava che le richieste di accesso relative ai titoli abilitativi avrebbero dovuto essere indirizzate ad altre Direzioni.

La società impugnava il silenzio-rigetto e la nota, chiedendo l’accertamento del proprio diritto di accesso e l’ordine di esibizione dei documenti. Il Comune si costituiva in giudizio.

La Motivazione del Tribunale

Il TAR richiama il principio, costante nella giurisprudenza amministrativa, per cui l’ostensione postula la materiale detenzione del documento da parte dell’Amministrazione. L’onere di dimostrare l’esistenza e la disponibilità della documentazione grava sul richiedente, il quale può assolvere anche in via indiziaria, ma mai tramite supposizioni. In mancanza, l’ordine di esibizione sarebbe ineseguibile.

Nel caso di specie, la ricorrente non ha fornito elementi sufficienti a comprovare l’avvio del procedimento derivato dal proprio esposto-denuncia, limitandosi a supporne l’esistenza. Sul punto, il Collegio evidenzia che la stessa parte ricorrente considera possibile azionare la tutela avverso il silenzio-inadempimento, il che conferma la natura meramente presuntiva dell’avvio dell’iter.

Ritenendo necessario acquisire elementi decisivi ai fini del giudizio, il Tribunale fa applicazione dei propri poteri istruttori e, sospesa ogni pronuncia, ordina all’Amministrazione di depositare una documentata relazione volta a precisare se il procedimento sia stato avviato e, in caso affermativo, se sia stato esitato, nonché se i documenti richiesti esistano.

L’adempimento deve avvenire entro 60 giorni dalla comunicazione dell’ordinanza o, se antecedente, dalla notificazione a cura della parte ricorrente. L’udienza per il prosieguo viene fissata al 21.09.2026.