Accesso agli atti e nozione di documento amministrativo esistente (Cons. Stato n. 6332 del 05.08.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’istanza di accesso agli atti, ai sensi degli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990, deve riferirsi a specifici documenti già esistenti e non può imporre al soggetto destinatario un’attività di elaborazione dei dati finalizzata alla formazione di un documento nuovo. Il comma 4 dell’art. 22 esclude infatti l’accessibilità delle informazioni che non abbiano forma di documento amministrativo. La circostanza che i dati siano detenuti dal soggetto per altre finalità non è sufficiente, poiché è dirimente l’esistenza di un documento che li incorpori. Il diniego è legittimo indipendentemente dall’uso difensivo dei dati, poiché nel processo civile e amministrativo il giudice può ordinare l’esibizione a chi li detiene.

Il Fatto

Il consorzio appellante gestisce reti fognarie intercomunali e un impianto di depurazione consortile a servizio di diversi comuni; la società idrica appellata ne supporta la gestione in forza di un contratto di servizi. Tra le parti pende un giudizio civile di opposizione a decreto ingiuntivo, relativo a crediti del consorzio per il periodo 2019-2021.

Con istanza del 15 settembre 2025 il consorzio chiese alla società, ex legge n. 241/1990, un report analitico e dettagliato per ciascun comune, con volumi di acqua erogata, importi fatturati e riscossi per i servizi di depurazione e fognatura, distinti per annualità. La società oppose un diniego, assumendo di non avere prodotto documenti riepilogativi dei dati richiesti e di avvalersi dei prospetti elaborati dall’ente d’ambito. Il TAR per la Sardegna respinse il ricorso con sentenza n. 63 del 2026, e il consorzio ha proposto appello.

La Motivazione della Corte

Il Consiglio di Stato respinge l’appello, trattando unitariamente i motivi per connessione. La questione centrale è se l’accesso imponga la consegna di un documento esistente o consenta di estrarre l’informazione da quanto detenuto mediante attività di ricerca, elaborazione e catalogazione.

La giurisprudenza consolidata richiamata dal Collegio — Cons. Stato sez. VI n. 2900 del 2024 e Cons. Stato sez. III n. 1140 del 2024 — afferma che la domanda deve riferirsi a specifici documenti esistenti e non può comportare alcuna attività di elaborazione di dati da parte del destinatario. Il comma 4 dell’art. 22 conferma che le informazioni prive di forma di documento amministrativo non sono accessibili.

Nel caso concreto, la richiesta di un report aggiornato, distinto per anno, comune e tipologia di dato, implica necessariamente una elaborazione. Irrilevante è che tali dati siano trasmessi a un altro soggetto: ciò che conta è che non esista un documento che li incorpori. La richiesta differisce peraltro dalla tabella della relazione dell’ente d’ambito richiamata.

Quanto al secondo motivo, il Collegio riconosce l’equiparazione tra documento cartaceo e informatico, ma distingue il documento informatico dai dati informatici che dovrebbero essere elaborati e incorporati in un documento. Sul terzo motivo, l’esclusione dell’ostensibilità non lede la tutela giurisdizionale: nel processo civile e amministrativo il giudice può, su istanza di parte o d’ufficio, ordinare l’esibizione a chi detiene i dati.

Infine, la condanna alle spese di primo grado segue la soccombenza, non sussistendo novità della questione né mutamento di giurisprudenza; la relativa statuizione è esente da vizi. Le spese del grado seguono la soccombenza.